Sastavljanje plana putovanja za šefa ne mora biti iscrpljujući proces. Uz pažljivo planiranje, i vi i vaš šef bit ćete spremni za sve što se može dogoditi planiranom putovanju.
Koraci
1. dio od 4: Planiranje putovanja
Korak 1. Sastanite se sa svojim šefom kako biste razgovarali o njihovim preferencijama za putovanja
Je li narkoman pametnih telefona svjestan svake aplikacije od A do Ž? Je li ona ludita koja koristi preklopni telefon i kupuje karte na benzinskoj pumpi? Prije nego što sastavite plan putovanja za svog šefa, morate naučiti na koji način vaš šef želi pristupiti itinereru, kao i šta voli i ne voli.
- Šta žele dati prioritet: svoju udobnost i udobnost ili uštedu novca kompanije? (Odabir vašeg šefa ovdje će vam pomoći da vodite granične odluke koje dolaze s vašim planiranjem.)
- Preferiraju li digitalne ili papirnate itinerere?
- Kakva sjedala vole?
- Koliko detalja žele u itinereru?
- Koje korporativne popuste bi željeli koristiti?
- Kako žele provesti vrijeme prije i poslije sastanaka?
- Žele li uložiti u turističku agenciju?
- Takva pitanja mogu biti od pomoći u zacrtavanju puta prema naprijed, tako da vi i vaš šef možete biti na istoj stranici u izgradnji sjajnog itinerera putovanja.
Korak 2. Dobijte uvid od kolega koji poznaju vašeg šefa bolje od vas
Ponekad su vaše kolege već imale iskustva s putovanjem vašeg šefa. Možda znaju stvari koje vaš šef smatra bitnim u itinereru.
Korak 3. Upoznajte svrhu putovanja vašeg šefa
Bilo da vaš šef putuje poslovno ili radi zadovoljstva, poželjet ćete da se pripremi što je više moguće. Razmislite o dojmu koji će htjeti ostaviti na ljude koje upoznaju i šta će im trebati da ostave taj utisak.
Korak 4. Pripremite kontrolnu listu stavki pogodnih za putovanje
Za poslovno putovanje vjerovatno će biti potrebna mobilna kancelarija- u kontrolnu listu uključite sve i sve mobilne verzije predmeta koje šef obično koristi za obavljanje svog posla.
Razmotrite punjače za telefone, adaptere za strane zemlje (ako je potrebno), fleš diskove, tablete, baterije i posjetnice
Korak 5. Uvjerite se da vaš šef ima spakovane osnovne stvari za put
Prije polaska, možda ćete htjeti kontaktirati šefa da provjeri da nisu ništa zaboravili.
2. dio od 4: Rezervirajte putovanje
Korak 1. Potražite najisplativiji ili najpovoljniji let
Ako putovanje zahtijeva putovanje avionom, najbolje je istražiti više opcija za najbolji let i/ili hotel. Kayak će uporediti različite web stranice za putovanja kako bi odredio ne samo najbolju trenutnu cijenu, već i ako će cijena vjerojatno biti viša ili niža ako kupite kartu ili rezervaciju kasnije.
Ako je vaš šef pokazao sklonost pogodnostima, možda ćete na kraju izabrati nešto skuplji let koji odgovara potrebama vašeg šefa
Korak 2. Procijenite bi li turistička agencija bila od pomoći za posebno putovanje vašeg šefa
- Turistički agenti općenito mogu doprinijeti svom znanju ako putovanje uključuje indirektne letove, međunarodna putovanja ili povratne karte.
- Ako vaš šef ima željenog putničkog agenta, svakako poradite na uspostavljanju snažne veze s tom osobom. Budite ljubazni i zahvalni i svjesni njihovih usluga. Nikada ne znate kada će agent uspjeti izvući vas ili vašeg šefa iz nepredvidive gužve na putovanju.
Korak 3. Zakažite dolazak šefa za noć prije bilo kakvih sastanaka
Želite omogućiti najveću moguću fleksibilnost u slučaju kašnjenja. Osim toga, vaš šef će se moći usredotočiti na pripremu za sastanke, a ne na to da na sastanke dođe na vrijeme.
Korak 4. Potražite direktne, a ne indirektne letove
Učinite to kad god možete ukloniti moguće komplikacije. Indirektni letovi obično uvode promjene kašnjenja i promjene kapija.
Ako je presjedanje neizbježno, potražite letove s kraćim presjedanjima
Korak 5. Uvjerite se da vaša pretraga uzima u obzir zamjenske aerodrome
Na primjer, ako je sastanak vašeg šefa u Washingtonu, poželjet ćete da se u pretraživanju uzmu u obzir Reagan (DCA), Dulles (IAD) i Baltimore (BWI).
Korak 6. Pronađite svom šefu udobno sjedište
Usluga kao što je SeatGuru pruža detaljnu analizu sjedišta aviona i prostora za noge, pristup prozorima, mogućnost naginjanja i blizinu toaleta.
Korak 7. Uzmite u obzir budžetske avio -prijevoznike poput JetBlue -a i Southwest -a koje Kayak ne uključuje u svoje pretrage
Ove aviokompanije mogu ponuditi bolje ponude. Također, ako vaš šef voli raditi u avionu, JetBlue je visoko ocijenjen zbog svoje WiFi povezanosti.
Korak 8. Saznajte ima li vaš šef kilometre za česte letače ili korporativne popuste
Pripremite informacije za ove milje i popuste prilikom rezervacije kod aviokompanija.
Korak 9. Razmotrite paket aranžmane
Ako vašem šefu treba hotel i/ili iznajmljivanje automobila uz let, kupite paket aranžman i uštedite do 50%.
3. dio od 4: Organiziranje itinerera
Korak 1. Kreirajte putni paket za svog šefa
Putni paket treba sadržavati sljedeće:
- vrijeme dolaska na aerodrom (najmanje dva sata prije predviđenog leta)
- aviokompanija leta
- broj leta
- odlazni i dolazni aerodromi
- vrijeme polaska i dolaska
- odlazne i dolazne kapije
- odredišni hotel sa adresom i vremenom odjave
- informacije o najmu automobila.
- Paket bi također trebao imati telefonske brojeve za hotel, aviokompaniju i putničku agenciju (ako je primjenjivo).
- Uključite kopije pasoša šefa i vozačke dozvole.
- Ako vaš šef putuje u stranu državu, dopunite paket za putovanja informacijama o deviznom kursu, carini i svim sigurnosnim brigama za državu koju posjećuju.
- Želite da vaš šef može lako pronaći ove važne podatke.
Korak 2. Uključite informacije o uslugama automobila u putni paket
Ako vaš šef ne iznajmljuje automobil, trebat će im način da se kreću.
- Usluge dijeljenja vožnje, poput Ubera i Lyfta, postale su popularne i odlično odgovaraju troškovno osjetljivim ili ležernijim šefovima. Međutim, neki aerodromi ne dozvoljavaju usluge dijeljenja vožnje.
- Za šefa koji želi potrošiti na luksuzniju vožnju, limolink.com vam omogućava da u gradovima širom svijeta rezervišete limuzinu ili automobil sa vozačem.
- Ako vaš šef želi gradski automobil, a ne limuzinu, istražite gazdino odredište da vidite što lokalne kompanije nude usluge gradskih automobila.
Korak 3. Uključite dnevne agende u paket za putovanja
Raspored s određenim rasporedom i vremenom sastanaka trebao bi biti lako dostupan vašem šefu.
- Razmislite o zakazivanju sati koktela ili večere ako se vaš šef snalazi u više društvenih okruženja.
- Korisni dodaci dnevnom redu su vremenske prognoze, mapa područja oko odredišta i relevantni upute za vožnju.
Korak 4. Rasporedite slobodno vrijeme vašeg šefa na dnevnom redu lako čitljivim fontom
Ako ste upoznati sa ukusom vašeg šefa, uključite informacije o obližnjim restoranima ili događajima u kojima vaš šef može uživati tokom ovog slobodnog vremena
Korak 5. Provjerite ima li vaš šef spreman način za organiziranje svih računa o putovanju
Jednostavna mapa mogla bi pomoći.
4. dio od 4: Spremnost na probleme
Korak 1. Budite mirni
Razmislite o svim vremenima u kojima ste putovali i naišli na neočekivano vrijeme, kašnjenja i druge događaje na koje niste mogli utjecati. Vaš šef bi se vrlo dobro mogao suočiti s štucanjem na putovanjima, ali možete raditi na tome da budete spremni ako ne ide sve po planu.
Korak 2. Obavijestite banku vašeg šefa o planovima putovanja kako banka neće zamrznuti nijednu kreditnu ili debitnu karticu vašeg šefa
Želite da svi budu na istoj stranici kad vaš šef nije u uredu.
Korak 3. Uspostavite odnos sa svojim kolegama na mjestu sastanka
Prije nego što šef ode na put, nakratko se telefonski predstavite recepciji hotela odredišta i svim relevantnim članovima osoblja koji su uključeni u sastanke kojima će vaš šef prisustvovati. Ovo je vaša prilika da steknete uvid u šta vaš šef ulazi, a možda i ako će određeni sastanci potrajati ili započeti na vrijeme.
Korak 4. Znajte kako vaš šef želi komunicirati kada su odsutni
Želećete da imate dosledan način da stupite u kontakt jedni s drugima.
Savjeti
- Koristite predloške. Neki koji su u prošlosti planirali itinerere za šefove ili drugi nude svoj rad za izgradnju budućih planera. Ovi postojeći dokumenti mogu vam pomoći u formiranju boljeg plana puta za predstojeće putovanje vašeg šefa, bilo da se radi samo o gruboj usporedbi ili ako se dogodi da postoje stvarni dijelovi dokumenta koji su blisko zasnovani na predlošku.
- Ne može se dovoljno naglasiti da će preferencije vašeg šefa odrediti koliko detaljan plan puta trebate napraviti. Neki šefovi preferiraju itinerar golih kostiju; drugi žele specifične detalje u svakoj fazi svog putovanja. U svakom slučaju, za svoje znanje trebate održati detaljan plan puta za referencu.
- Postoje mnoge mobilne aplikacije koje objedinjuju planiranje putovanja. Aplikacije poput TripIt i Hotel Tonight pozitivno su ocijenjene. Instalirajte ih (i druge) na telefon i eksperimentirajte s njihovim različitim mogućnostima. Procijenite da li bi dobro pristali vašem šefu ili ne.