Ako posjedujete malu tvrtku, vjerojatno znate da možete odbiti većinu troškova koje imate pri vođenju svog poslovanja. Međutim, također morate čuvati priznanice i drugu dokumentaciju o tim troškovima u slučaju da porezna uprava izvrši reviziju vaših poreznih prijava ili zatraži dodatne informacije o odbitcima koje ste tražili. Organiziranje primitaka i praćenje troškova mogu biti gnjavaža, ali ako imate prikladan i pristupačan sistem, možete se pobrinuti da imate sve na mjestu kako biste maksimalno povećali svoje odbitke kada dođe vrijeme za porez.
Koraci
Metoda 1 od 3: Razvoj sistema arhiviranja
Korak 1. Odaberite prikladan sistem za skladištenje datoteka
Lakše je razviti naviku podnošenja računa odmah ako je skladištu datoteka lako dostupno. Za većinu malih poduzeća bit će dovoljan osnovni ormar za arhiviranje. Držite ga na mjestu koje često prolazite kako ne biste morali poduzimati sve kako biste podnijeli svoje račune.
- Često je najbolje mjesto za vaš sistem za skladištenje datoteka odmah do stola na kojem upravljate poslovnim finansijama. Na taj način sve što vam je potrebno pri ruci.
- Ako imate manje preduzeće bez puno računa, manji okvir za datoteke mogao bi vam bolje odgovarati. Na primjer, možda ćete dobiti plastičnu kutiju s visećim fasciklama.
Korak 2. Organizujte svoje račune po kategorijama
Kada plaćate poreze, morat ćete zbrojiti svoje odbitke u posebnim kategorijama. Ako svoje račune podnosite u ove kategorije, već ste obavili ovaj posao. U vrijeme poreza, sve što trebate učiniti je zbrojiti ih. Kategorije koje će vam trebati uključuju:
- Oglašavanje i promocija (posjetnice, mailing liste, razvoj web stranica, oglasi na društvenim medijima)
- Obroci i zabava (sastanci za ručak, večere sa klijentima)
- Putovanja (avionske karte, troškovi automobila, cestarine, kilometraža, smještaj, obroci za vrijeme odmora)
- Najam (plaćanja za zakupljeni poslovni prostor ili iznajmljenu opremu)
- Komunalne usluge (struja, voda, grijanje/klimatizacija, odvoz smeća za radno mjesto)
- Komunikacija (troškovi telefona, pristup internetu)
- Potrošni materijal (uredski materijal, sredstva za čišćenje, kava ili flaširana voda u uredu)
- Poštarina i pošta (poštanski sandučići, dostava)
- Pravne i profesionalne takse (računovođa/knjigovođa, advokatske takse)
- Osiguranje (premije osiguranja od poslovne odgovornosti, premije naknade radnika za zaposlene)
- Licence i takse (poslovne licence, profesionalne licence, članarine trgovačkih udruženja, naknade za franšizu)
- Obrazovanje (stručno usavršavanje, stalno obrazovanje za sticanje profesionalnih licenci, obuka za posao za vas ili zaposlene)
Savjet:
Ako priznanica uključuje troškove u više kategorija, napravite kopiju priznanice za svaku od kategorija. Na svakoj kopiji zabilježite ukupni odbitak od tog računa u toj kategoriji.
Korak 3. Račune držite hronološkim redoslijedom
Iako ovo nije posebno potrebno, može vam pomoći u procjeni vaših poreza prilikom podnošenja tromjesečnih poreza. Također vam može pomoći da lakše locirate određeni trošak.
Ako imate puno računa u jednoj kategoriji u jednom mjesecu, izračunajte mjesečni ukupni iznos i uključite to u svoj dosje na kraju mjeseca. To će olakšati zbrajanje troškova tokom poreznog vremena i smanjiti rizik grešaka
Korak 4. Zakažite određeno vrijeme za predaju računa
Koristite sistem koji vam najbolje odgovara i s kojim možete biti u toku. Neki vlasnici malih preduzeća radije podnose svoje račune odmah, dok drugi odvajaju vrijeme jednom sedmično da ih pregledaju i podnesu.
- Koju god metodu odabrali, želite biti sigurni da pregledavate svoje račune i podnosite ih dok vam je određena transakcija još uvijek svježa kako biste znali čemu služi ta potvrda.
- Ako jednostavno sakupite svoje primitke u kutiju i ne trudite se da ih kategorizirate, imat ćete poteškoća u vremenu oporezivanja i možda ćete izgubiti odbitke koje ste mogli uzeti da ste bili bolje organizirani.
Metoda 2 od 3: Dokumentovanje troškova
Korak 1. Zabilježite poslovnu svrhu svakog troška na priznanici
Imajući na umu da ćete račune čuvati 6 godina, nešto što vam se čini očiglednim sedmicu dana nakon što ste napravili trošak možda nije nešto čega se sjećate nekoliko godina kasnije. Iako se to možda ne odnosi na uredske potrepštine, obroci i putovanja mogu biti teži.
- Na primjer, ako ste izašli na ručak s klijentom, mogli biste zabilježiti ime klijenta i opću temu sastanka za ručak.
- Uz putne troškove zabilježite razlog putovanja. Možete uključiti i brošuru ili druge informacije. Na primjer, ako ste putovali na trgovačku konvenciju, možete priložiti brošuru o konvenciji uz priznanice povezane s tom konvencijom.
Korak 2. Odvojite poslovne i lične troškove na istom računu
U idealnom slučaju poslovne i lične troškove vodite kao zasebne transakcije. Međutim, nije uvijek zgodno to učiniti. Ako imate lične troškove na istom računu kao i poslovni rashodi, podcrtajte ili istaknite poslovne troškove i izračunajte novi ukupni iznos za potrebe poreza.
Na primjer, ako ste kupili kancelarijski materijal i uzeli bocu vode za sebe dok ste se odjavljivali, boca vode će se smatrati ličnim, a ne poslovnim troškom. Trošak te vode (ne zaboravite porez na promet, ako je primjenjiv) oduzeli biste od ukupnog iznosa kako biste dobili novi ukupni iznos odbitnih troškova
Korak 3. Usporedite transakcije računa sa stavkama finansijskog izvještaja
Kada svakog mjeseca dobijate izvode o poslovnom bankarstvu i kreditnoj kartici, odštampajte ih i uporedite sa svojim računima. Označite ili istaknite svaku transakciju na svakom izvodu za koji imate račun.
Ako postoji transakcija na jednom od vaših izvoda za koju smatrate da se može odbiti, ali nemate račun za, možda ćete moći ponovno dobiti potvrdu za svoju evidenciju. Kontaktirajte prodavača da biste saznali je li to moguće
Upozorenje:
Izbjegavajte korištenje gotovine za plaćanje poslovnih troškova. Teško je pratiti i ne ostavlja papirnati trag poput kreditnih ili debitnih kartica.
Metoda 3 od 3: Bez papira
Korak 1. Skenirajte sve račune prije nego što ih podnesete, čak i ako čuvate papirnate datoteke
Većina računa se štampa na termalnom papiru, koji se vremenom degradira. IRS preporučuje da svoje račune čuvate 6 godina. Međutim, tinta na potvrdi o termalnom papiru možda je izblijedjela do te mjere da nakon tog vremena izgleda samo prazno.
- Većina uredskih pisača uključuje skener. Ako vaš nema, uložite u jednu i zapamtite da je kupovina također uredski trošak koji se odbija od poreza.
- Ako bilježite bilješke na svakoj potvrdi, skenirajte ih nakon što unesete bilješke.
Savjet:
Takođe možete da fotografišete svoje račune pomoću pametnog telefona.
Korak 2. Neka vaše slikovne datoteke budu organizirane i označene prema kategoriji i datumu
Oponašajte svoj sistem arhiviranja papira sa vašim digitalnim sistemom arhiviranja, stvarajući fascikle za svaku kategoriju. Obično će vaš računar ili elektronički uređaj prema zadanim postavkama spremiti datoteke kronološki.
Takođe možete kreirati fascikle unutar fascikli kategorije mesecima. To će vam pomoći da lakše pronađete određenu sliku računa, kao i da organizirate odbitke kako biste mogli preciznije procijeniti svoje kvartalne poreze
Korak 3. Koristite aplikaciju za organizaciju računa na svom pametnom telefonu
Postoji nekoliko aplikacija za pametne telefone koje vlasnicima malih preduzeća mogu pomoći u evidentiranju odbitnih troškova i organiziranju računa. Neki vam također pomažu u praćenju kilometraže i drugih troškova za koje možda nemate račune.
Ako odlučite koristiti aplikaciju, pobrinite se da to nije jedino što koristite za praćenje troškova. Nikada ne znate kada bi kompanija koja je napravila aplikaciju mogla prestati raditi ili prekinuti aplikaciju
Savjet:
Ako za svoje poslovanje koristite računovodstveni softver, odaberite aplikaciju koja se sinkronizira s vašim računom računovodstvenog softvera. Tada će se informacije o troškovima iz vaših računa automatski učitati u vaše knjige.
Korak 4. Otpremite skenirane slike na server u oblaku
Iako možda čuvate skenirane slike na računaru ili pametnom telefonu, također želite biti sigurni da su te datoteke sigurnosno kopirane. Imajte na umu da morate čuvati te datoteke 6 godina i malo je vjerojatno da ćete za 6 godina od sada imati isti pametni telefon i isti računar.
Zbog velikog opreza, možda ćete htjeti stvoriti i sigurnosnu kopiju na papiru na CD -u ili pogonu za pakovanje. Na primjer, možete držati odbitne troškove u trajanju od jedne godine na pogonu s palcem i označiti svaki pogon s oznakom godine. Čuvajte ove diskove na sigurnom ili drugom sigurnom mjestu
Korak 5. Zamolite prodavce da vam pošalju račune kad god je to moguće
Mnogi dobavljači su spremni poslati e -poštom račune umjesto (ili pored toga) koji vam daju fizičku potvrdu. Računi e-pošte su poželjniji za vođenje evidencije jer ne degradiraju način na koji to čine fizički računi na termalnom papiru.
- Možete postaviti mape na svom računu e -pošte da oponašaju mape u vašem sistemu fizičkog arhiviranja.
- Odštampajte račune e -pošte i za svaki slučaj ih unesite u svoj sistem fizičkog arhiviranja. Možda ćete izgubiti pristup svojoj e -adresi ili je promijeniti.
Savjet:
Za primitke poslovnih troškova koristite poslovnu e -adresu, a ne svoju ličnu adresu.