Većina menadžera želi inspirirati svoje zaposlenike, ali može osjećati nervozu da im daju osobne povratne informacije. Možda ćete biti zabrinuti zbog reakcije zaposlenika kada mu date do znanja gdje se trebaju poboljšati. Pripremajući se za sastanak, konstruktivno dajući povratne informacije i postavljajući ciljeve za budućnost, možete pomoći svojim zaposlenicima da se osjećaju motivirano, a ne ispušteno. Pravi pristup može im čak pomoći da se osjećaju podržano i uzbuđeno zbog posla!
Koraci
Metoda 1 od 3: Vremenski usklađivanje rutinskih povratnih informacija i postavljanje pregleda
Korak 1. Razmislite o svojim osjećajima i namjerama dajući povratne informacije
Procijenite svoje emocionalno stanje prije nego razmislite o davanju povratnih informacija. Ako se osjećate ljutito ili ogorčeno zbog nedavne interakcije, obradite svoja osjećanja prije nego što pokušate razgovarati sa zaposlenikom. Vaše povratne informacije će biti najučinkovitije ako ste mirni.
Cilj povratnih informacija je pomoći vašem zaposleniku da se poboljša, a ne kazniti njihov rad
Korak 2. Dajte trenutnu povratnu informaciju ako je potrebno odmah ispraviti ponašanje
Odmah dajte povratne informacije na privatno mjesto i na miran način. Recite zašto se ponašanje mora zaustaviti i zašto korekcija ne može čekati. Kršenje normi ili pravila kompanije bili bi dobri razlozi za hitnu povratnu informaciju.
Na primjer, mogli biste reći: „Molimo vas da se ne šalite seksualno sa klijentom. To nije prikladno i krši naša pravila o radnom mjestu. Uznemiravanje shvaćam ozbiljno i postavljam vam osvježivač usklađenosti s HR -om.”
Korak 3. Vježbajte isporuku prije sastanka
Ponovite povratne informacije s pouzdanim prijateljem ili kolegom ako niste sigurni kako se to može protumačiti. Mogu vam dati savjete kako biste precizirali svoju poruku kako bi bila od najveće pomoći zaposleniku
- Izbegavajte probe sa kolegom koji radi sa zaposlenim. To može uzrokovati neugodnosti u vašem radnom odnosu s obje osobe.
- Ako trebate dati neposrednu povratnu informaciju o osjetljivom pitanju, razmislite o tome da svoje komentare pošalje vaš kolega u odjelu za ljudske resurse kako biste bili sigurni da ispravno artikulirate kršenja pravila kompanije.
Korak 4. Dajte povratnu informaciju blagovremeno
Organizujte nedeljni pregled sastanka sa svojim zaposlenikom. Čekanje na tromjesečni ili sezonski pregled može uzrokovati nagomilavanje problematičnog ponašanja ili zaboraviti važna područja poboljšanja za koja se nadate da ćete ih riješiti.
- Iako je važno pravovremeno dati povratne informacije, izbjegavajte davanje povratnih informacija ako vam se emocije rasplamsaju. Prošetajte po bloku ili popijte šalicu čaja da ohladite glavu prije nego započnete težak razgovor.
- Ako imate nešto što želite da zaposlenik ispravi, pravodobno davanje povratnih informacija omogućava im da odmah riješe problem. Može se učiniti da se zaposlenik osjeća neugodno ako je prošao duži period dok su radili nešto što vam nije po volji.
Korak 5. Planirajte sastanak jedan na jedan
Zakažite privatni sastanak kako biste dali povratne informacije svojim zaposlenicima. Iako je prikladno povremeno davati pozitivne povratne informacije u javnosti, svaku konstruktivnu kritiku ili područja za poboljšanje treba podijeliti sa svojim zaposlenikom nasamo.
Metoda 2 od 3: Davanje usmenih i pisanih povratnih informacija
Korak 1. Zatražite od zaposlenika procjenu vlastitog napretka
Ponudite zaposleniku priliku da napravi zapažanja o vlastitom rastu i područjima za poboljšanje. Često se ove primjedbe slažu s vašim mislima.
- Dopuštajući svojim zaposlenicima da to prvo izraze, možete se složiti, a zatim strategizirati kako zajedno možete napredovati u područjima slabosti.
- Mogli biste reći: “Htio sam provjeriti i vidjeti kako stvari idu. Nadao sam se da bismo mogli razgovarati o nekim od velikih pomaka koje ste postigli ovog mjeseca, kao io područjima koja možete poboljšati. Kakvi su vaši utisci?”
Korak 2. Recite zaposleniku šta radi dobro
Recite zaposleniku da ste predani pomaganju u uspjehu i ponudite mu primjer uspjeha. Zatim, recite da postoje neke mogućnosti za rast. Otvarajući vaše primjedbe svojim pozitivnim doprinosima, vaš će zaposlenik biti otvoreniji za slušanje konstruktivnih kritika.
Mogli biste reći: „Zaista vjerujem u vas kao prodavača i posvećen sam tome da vam pomognem da rastete i uspijete. Mislio sam da ste ove sedmice odradili sjajan posao, poput zatvaranja tog teškog Mercer računa. Zaista sam ponosan na tebe. Također mislim da postoje neka područja koja možete poboljšati, poput vaše točnosti na sastancima.”
Korak 3. Budite direktni sa zaposlenim
Budite otvoreni i dajte zaposleniku do znanja da želite razgovarati o područjima potencijalnog poboljšanja. Cilj nije biti nepristojan, već razjasniti svoje namjere na sastanku.
Mogli biste reći: „Osim što slavim vaš uspjeh, za vas imam i povratne informacije o stvarima na kojima mislim da možete poraditi. Želim ih podijeliti s vama kako bismo razgovarali o tome kako vam mogu pružiti najbolju podršku.”
Korak 4. Budite konkretni u pogledu mogućih poboljšanja
Neka vaše povratne informacije budu fokusirane na zadatke, jasne i jasne. Opće povratne informacije o produktivnosti ili kvaliteti rada vaših zaposlenika ostavit će ih zbunjenim oko ispravljanja trenutnog puta.
- Mogli biste reći: „10 članaka koje nam tjedno pišete zaista su pomogli u povećanju prometa na web stranici. Volio bih da napišete 15 članaka sedmično kako bismo nastavili povećavati svoju internetsku publiku."
- Budite spremni na to da se vaš zaposlenik neće složiti ili odbiti vaša predložena poboljšanja. Iako ovo nije idealno, svoje zahtjeve za poboljšanjem trebali biste potkrijepiti dokazima kad god je to moguće.
- U gore navedenom slučaju, mogli biste reći: “Razumijem da bi 15 članaka moglo izgledati kao mnogo, ali kada ste prihvatili ovaj posao, to je bio broj koji smo pristali doseći. Nivo na kojem ste radili je jednostavno da vas upozna sa pisanjem članaka. Sada kada su se vaše vještine poboljšale, volio bih da se natjerate da postignete ovaj novi cilj.”
Korak 5. Držite se činjenica da potkrijepite svoje tvrdnje
Govorite o onome što ste primijetili gledajući zaposlenika kako radi svoj posao, a ne nagađajte zašto su se mogli ponašati na određeni način. Izbjegavajte iznošenje službenih tračeva o zaposleniku; jednostavno se držite onoga što ste vidjeli ili iskusili iz prve ruke.
Na primjer, nemojte pretpostavljati da je vaš zaposlenik nezainteresiran za svoj posao jer izvještaj nije završen na vrijeme. Razgovarajte o utjecaju kasnog izvještaja na tim na poslu i dajte zaposleniku priliku da objasni
Korak 6. Fokusirajte se na performanse zaposlenika, a ne na njihovu ličnost
Uokvirite povratne informacije o tome šta vaš zaposlenik radi, a ne o tome ko su oni. Teško je promijeniti crtu ličnosti, ali je promjenom ponašanja-možda uzrokovanom osobinom ličnosti-lakše upravljati.
- Na primjer, "Znam da ste oduševljeni, ali kada me prekinete pred klijentima, to može odvratiti pažnju", vjerovatno će biti bolje prihvaćeno od: "Vaša arogancija na sastancima s klijentima je problem."
- Fokusiranje na ponašanje će vjerovatno donijeti promjenu nego jednostavno reći da je vaš zaposlenik teška osoba.
Korak 7. Završite sastanak na pozitivan način
Zatvorite sastanak govoreći zaposleniku koliko cijenite njihov trud na poslu. Ako ste tijekom sastanka proslavili bilo kakav rast ili poboljšanje, ponovite svoju sreću zbog toga. To će zaposleniku dati dobar osjećaj o interakciji čak i ako ste obradili neke teške teme.
Korak 8. Dajte pisane povratne informacije za dokumentovanje tekućeg problema
Dajte zaposleniku pismenu povratnu informaciju putem službenog pisma ili e -pošte ako se tekući problem ne poboljša s usmenom povratnom informacijom. Ovisno o prirodi problema, vaša će kompanija možda htjeti dokaze o vašoj komunikaciji u vezi s ovim pitanjem.
- U slučaju da je ponašanje dovoljno ozbiljno da zaslužuje otpuštanje zaposlenika, vaša pisana komunikacija u vezi s tim problemom potencijalno može zaštititi kompaniju od tužbi za nezakonit otkaz.
- Mnoge veće kompanije imaju uspostavljenu politiku o tome kada menadžeri trebaju pružiti pisane povratne informacije svojim zaposlenima. Ako niste sigurni u procedure svoje kompanije, kontaktirajte HR.
Korak 9. Uključite važne detalje u pisane povratne informacije
Detaljno opišite historiju problema, svoj odgovor i sve potencijalne posljedice u svojim pisanim povratnim informacijama zaposleniku. Uočavanje jasnih radnji i mogućih kazni može pomoći zaposleniku da promijeni svoje problematično ponašanje.
Na primjer, zaposleniku koji stalno kasni možete napisati: „Ovo je službeno upozorenje u vezi vašeg nedolaska na posao na vrijeme. Prošle sedmice ste u 3 navrata kasnili više od 15 minuta na posao i svaki put ste dobili usmeno savjetovanje u vezi sa svojim zakašnjenjem. Usmeno savjetovanje nema utjecaj kojem sam se nadao na vrijeme vašeg posjećivanja. Imajte na umu da bi daljnji problemi sa prisutnošću mogli rezultirati disciplinskim mjerama do ukidanja radnog odnosa uključujući
Metoda 3 od 3: Poboljšanje budućih performansi
Korak 1. Neka zaposlenik sam postavi ciljeve poboljšanja
Zamolite svog zaposlenika da postavi neke lične ciljeve na poslu za sljedeći mjesec. Zatim, surađujte kako biste ocrtali neke konkretne korake koje mogu poduzeti kako bi ostvarili te ciljeve. Vodite bilješke kako biste mogli podijeliti popis konkretnih koraka sa zaposlenikom na kraju sastanka.
Korak 2. Ponudite podršku za postizanje tih ciljeva
Pitajte svoje zaposlenike kako im možete pomoći u postizanju ciljeva koje su si postavili. Ponudite im da organiziraju ponavljajući sastanak jedan na jedan, kako bi znali da u kalendaru uvijek imate vremena za raspravu o potencijalnim problemima na koje naiđu.
Možda ćete reći: “Želim da znaš da sam uvijek tu da razgovaram o svemu što se može dogoditi dok napredujemo prema tvom cilju. Ako želite, mogao bih zakazati sastanak koji nam se ponavlja, kako bismo zajedno rješavali sve teške probleme.”
Korak 3. Proslavite uspjehe zaposlenika
Pohvalite svog zaposlenika za napredak koji će postići u narednim sedmicama i mjesecima. Proslava njihovog rasta pomoći će im da se osjećaju ispunjeno i cijenjeno u uredu. Takođe im pokazuje da primjećujete njihov naporan rad.