4 načina za organizaciju velikog događaja

Sadržaj:

4 načina za organizaciju velikog događaja
4 načina za organizaciju velikog događaja

Video: 4 načina za organizaciju velikog događaja

Video: 4 načina za organizaciju velikog događaja
Video: CS50 2015 - Week 8 2024, Marš
Anonim

Sastavljanje velikog događaja u početku može izgledati neodoljivo. Od hrane do lokala postoji samo toliko stvari koje morate uzeti u obzir! Na sreću, organiziranje događaja puno je lakše ako si date dovoljno vremena i prostora za obavljanje zadataka kako biste ih rješavali jedan po jedan. Pomaže i ako imate kolege ili prijatelje koji će vam pomoći u određenim zadacima. Sve će to ipak biti vrijedno truda kada vidite osmijehe na licu vaših gostiju kada uđu u dvoranu na veliki dan!

Koraci

Metoda 1 od 4: Utvrđivanje vašeg budžeta i pronalaženje mjesta

Organiziranje velikog događaja Korak 1
Organiziranje velikog događaja Korak 1

Korak 1. Odredite koliko ćete gostiju imati na događaju

Ili uzmite broj zaposlenih koji ćete imati na korporativnom događaju ili napravite popis svih prijatelja koje pozivate. Ako prodajete karte za otvoreni događaj, procijenite koliko bi ljudi u tom području moglo biti zainteresirano na osnovu veličine sličnih događaja koje ste vidjeli. Kada shvatite koliko se ljudi može pojaviti, imat ćete ideju o veličini prostora.

Ako ste domaćin auto salona ili konferencije, broj ljudi koji će doći ovisi o tome koliko govornika, kompanija ili dobavljača možete zaključati. Možda ćete htjeti proračunati i početi tamo

Organiziranje velikog događaja Korak 2
Organiziranje velikog događaja Korak 2

Korak 2. Počnite planirati detalje događaja 6-12 mjeseci unaprijed

Može potrajati puno vremena da pronađete mjesto, shvatite tko ugošćuje i dajte gostima vremena da odgovore na pozive. Budući da planiranje događaja nije vaš posao s punim radnim vremenom, morate sebi dati jastuk da shvatite sve ove stvari. Čak i za manji događaj, dajte si barem 6 mjeseci za planiranje. Za masovne događaje može biti potrebno najmanje godinu dana planiranja.

  • Ako pozivate samo 25-100 ljudi, potrebno vam je manje vremena za pripremu. Dajte si barem 6 mjeseci da pronađete pravi prostor i dobavljače.
  • Ako sve svoje vrijeme posvetite planiranju događaja i nemate budžetskih ograničenja, veliki događaj možete sastaviti za 2-3 sedmice nakon što pronađete mjesto. Realnost je da većina ljudi organizira događaj u slobodno vrijeme i uzima ga po dio po dio.
Organizirajte veliki događaj Korak 3
Organizirajte veliki događaj Korak 3

Korak 3. Napravite listu obaveza ili vremensku liniju kako biste bili organizirani

Stvaranje liste zadataka za vaš događaj najbolji je način da se pobrinete da nešto ne zaboravite. Ako ćete zatražiti pomoć za planiranje (što biste trebali), stvorite dokument koji se može dijeliti ili glavnu listu kojoj svi imaju pristup. Držite sve svoje račune, depozite i dokumente u jednoj mapi s listom obaveza na vrhu kako biste bili organizirani.

Savjet:

Vremenski okvir je koristan ako zakazujete događaj na kojem prodajete karte, jer će vam možda trebati dio prihoda za pokriće depozita ili dobavljača. Lakše stvari sačuvajte za kraj. Na primjer, vjerovatno možete otkupiti ukrase mjesec dana prije događaja.

Organiziranje velikog događaja Korak 4
Organiziranje velikog događaja Korak 4

Korak 4. Odredite svoj budžet prije nego što učvrstite detalje događaja

Ili prođite kroz svoje lične finansije ili sjednite sa svojim osobljem ili porodicom i odredite koliko novca možete potrošiti na događaj. Ako planirate događaj s drugima, raspravite ovu temu ranije kako bi svi bili na istoj stranici u vezi s tim koliko novca možete potrošiti.

  • Ne oslanjajte se previše na prodaju karata, donacije ili pomoć. Što više možete pokriti unaprijed, to bolje.
  • Ako ste domaćin zajednice ili dobrotvornog događaja, obratite se lokalnim preduzećima kako biste pronašli sponzore.
  • Budžet bi trebao biti zasnovan na tome koliko je veliki događaj i koliko ekstravagantan želite dobiti. Mala zabava na niskim lokacijama može se organizirati za 300-400 USD. Ogromna konferencija sa više govornika u otmjenoj banket sali u centru grada može koštati 80.000-100.000 dolara.
Organiziranje velikog događaja Korak 5
Organiziranje velikog događaja Korak 5

Korak 5. Kontaktirajte i posjetite lokacije kako biste pronašli prostor za svoj događaj

Potražite na internetu mjesta gdje se nalazite u svom području. Ovisno o vašem događaju, razmislite o mjestima vjenčanja, muzejima, banket salama, hotelima ili univerzitetskim prostorima. Kontaktirajte mjesta koja obećavaju da će obići njihov prostor i saznati koja je njihova dostupnost. Kada pronađete mjesto koje izgleda ispravno i dostupno u vašem vremenskom okviru, zaključajte datum uplatom pologa.

  • Za držanje većine mjesta morate platiti polog. To je obično 15-30% ukupne cijene. To se ipak razlikuje od mjesta do mjesta.
  • Za događaj u zajednici koji je prilagođen djeci, obratite se lokalnim crkvama, školama i društvenim centrima. Ova mjesta često volontiraju ili iznajmljuju jeftino.
  • Neki prostori za vas će obaviti sve uređenje i ugostiteljstvo. Ovo je odličan izbor ako želite smanjiti posao.

Metoda 2 od 4: Odabir teme ili dnevnog reda

Organizirajte veliki događaj Korak 6
Organizirajte veliki događaj Korak 6

Korak 1. Odaberite format na osnovu cilja događaja

Ako je cilj proslaviti vaše zaposlenike, oni će vjerojatno više voljeti ples, piće i muziku. Ako pokušavate podići svijest o dobrotvornom cilju, vjerojatno ćete imati koristi od glavnog govornika ili panela za razgovor o tom pitanju. Odaberite format događaja na temelju onoga što pokušavate postići.

  • Vaš cilj može biti zabava, informiranje, zarađivanje novca ili širenje svijesti. U potpunosti ovisi o tome šta pokušavate učiniti.
  • Dobavljači koje na kraju odaberete ovisit će o formatu. Vjerovatno možete potražiti malo preduzeće za prodaju hrane na sajmu, ali ćete morati sami kupiti hranu za slavlje.
Organizirajte veliki događaj Korak 7
Organizirajte veliki događaj Korak 7

Korak 2. Uključite temu ako je događaj rekreativan ili obrazovan

Tema nije uvjet, ali možda ćete htjeti naglasiti određenu temu ili ideju koja će voditi marketingu, dekoraciji i formatu događaja. Tema također daje vašem gostu ideju o tome šta može očekivati na događaju. Stavite naziv teme na svoje pozivnice i marketinške materijale.

  • Vaša tema ne mora biti komplicirana. To može biti nešto tako jednostavno kao što je „Slavljenje zaposlenika“ili „Posao dobro obavljen“.
  • Tema za obrazovni događaj mogla bi biti „Snaga u učenju“, dok bi dobrotvorni događaj mogao imati temu poput „Borba protiv klimatskih promjena“.
Organiziranje velikog događaja Korak 8
Organiziranje velikog događaja Korak 8

Korak 3. Napravite dnevni red ili raspored aktivnosti za događaj

Nakon što zamislite kako će vaš događaj izgledati, možete započeti s izradom stvarnog rasporeda samog događaja. Odredite raspored večere, govora, plesa ili koktela. Odlučite se o tome želite li uvrstiti neke vitrine ili nagrade. Ne treba vam određeni plan za nešto poput zabave, ali za bilo koji formalni događaj vjerojatno će morati postojati raspored.

  • Za nešto poput vjenčanja, dnevni red će biti prilično jednostavan: ceremonija, čas koktela, večera i ples. Ipak, imate puno više slobode za otvorenije događaje.
  • Ako se radi o auto showu ili zabavi, ne morate nužno imati raspored jer će se gosti moći sami zabaviti. Ipak, u potpunosti ovisi o vama.
  • U redu je ako se vaš početni plan mijenja kako se stvari razvijaju. Ovdje se radi o stvaranju osjećaja kako će događaj izgledati.

Metoda 3 od 4: Pozivanje gostiju

Organizirajte veliki događaj Korak 9
Organizirajte veliki događaj Korak 9

Korak 1. Dizajnirajte i odštampajte pozivnice za svečani događaj

Za zatvoreni, formalni događaj od vas se očekuje da pošaljete formalne pozivnice. Ili sami dizajnirajte pozivnicu ili unajmite dizajnera da to učini umjesto vas. Uključite datum, mjesto, kodeks oblačenja, ograničenja gostiju i sve ostale ključne informacije koje su vašim gostima potrebne. Profesionalno odštampajte pozivnice i pošaljite ih poštom najmanje 3-6 mjeseci unaprijed.

Odštampajte i koverte ako želite profesionalniji izgled

Organizirajte veliki događaj Korak 10
Organizirajte veliki događaj Korak 10

Korak 2. Pošaljite e-poruke ili osnovne pozive za opuštenu zabavu ili druženje

Ako to nije ozbiljan događaj i samo okupljate mnogo ljudi na zabavu, imate hrpu slobode u pozivanju ljudi. Ako želite, možete dizajnirati papirnate pozivnice ili poslati jednostavnu poruku putem interneta. Također možete samo obavijestiti ljude pojedinačno putem teksta ako se radi samo o 50-100 osoba.

Organiziranje velikog događaja Korak 11
Organiziranje velikog događaja Korak 11

Korak 3. Koristite društvene medije da apelirate na javnost za otvoreni događaj

Ako neko može doći ili prodajete karte, slanje papirnatih poziva nije učinkovit način za to. Umjesto toga, stvorite Facebook događaj i objavite događaj na drugim platformama društvenih medija. Javno podijelite objave i potaknite svoje prijatelje i porodicu da učine isto.

Ako se dopadate određenom području ili demografiji, postavite lijepe ili postere po cijelom području. Ovo je dobra ideja za fakultetske događaje ili lokalne koncerte

Organizirajte veliki događaj Korak 12
Organizirajte veliki događaj Korak 12

Korak 4. Promovirajte svoj događaj ako prodajete karte ili unajmljujete govornike

Za ove događaje obratite se lokalnim radio stanicama da vidite koliko će koštati objavljivanje informacija. Stavite letke ako se radi o komšiluku ili fakultetu i razmislite o oglašavanju u lokalnim novinama. Na ovaj način ćete se obratiti što široj publici kako biste privukli više ljudi.

Za veći komercijalni događaj, poput automobila ili sajma, postavite web stranicu za prodaju ulaznica i promovirajte svoj događaj. Razmislite o oglašavanju svoje web stranice na društvenim medijima ili popularnim web stranicama

Savjet:

Pogledajte postoje li besplatni načini za promociju vašeg događaja ako je to u dobrotvorne svrhe. Javni radio i javna televizija često će besplatno dijeliti detalje vašeg događaja ako je to iz dobrih razloga.

Metoda 4 od 4: Angažovanje prodavaca

Organizirajte veliki događaj Korak 13
Organizirajte veliki događaj Korak 13

Korak 1. Potražite pomoć za delegiranje preostalih zadataka ako je moguće

Okupljanje velikog događaja puno je posla. Ako je moguće, angažirajte 3-5 saradnika, bliskih prijatelja ili članova porodice da se bave nekim drugim zadacima. Odredite zasebne osobe koje će biti zadužene za ugostiteljstvo, uređenje, pozive, gostujuće govornike ili muziku. Način delegiranja u potpunosti ovisi o vrsti događaja, ali odvajanjem posla bit će mnogo lakše upravljati.

Kada odaberete na šta ćete se lično fokusirati, odaberite koji je element događaja najvažniji. Za konferenciju će ovo vjerovatno biti govornici. Za vjenčanje je ovo vjerovatno fotograf, ugostiteljstvo i fotografija. Zaista ovisi o vrsti događaja koji ste domaćin

Organiziranje velikog događaja Korak 14
Organiziranje velikog događaja Korak 14

Korak 2. Omogućite događaj za vaš događaj ako je duži od 2 sata

Ako vaš događaj neće potrajati duže od 1-2 sata, možete preskočiti hranu. Za većinu standardnih događaja vjerojatno želite unajmiti ugostitelja. Kontaktirajte ugostiteljske kompanije i restorane u okolici kako biste pronašli nekoga ko može podnijeti broj gostiju koje ugostite. Većina ugostiteljskih kompanija također će pokriti posluživanje i prezentaciju, što će znatno olakšati stvari.

  • I dalje možete nabaviti catering za kraći događaj, ali mnogi će se ljudi pojaviti pojavljujući se nakon toga planirajući prehranu ili s punim trbuhom prije vremena.
  • Možda ćete morati dobiti zasebne barmene ako želite alkohol na događaju.

Savjet:

Što se tiče kuhinje, odaberite nešto u čemu će svi uživati. Takođe, obavezno nabavite hranu koja odgovara tonu događaja. Događaj s crnim kravatama neće izgledati dobro uz pizzu, dok bi se porodično okupljanje moglo osjećati pomalo čudno uz otmjenu francusku kuhinju.

Organiziranje velikog događaja Korak 15
Organiziranje velikog događaja Korak 15

Korak 3. Unajmite grupu događaja koja će se baviti namještajem i dizajnom ako je potrebno

Ako iznajmljujete otvoreni prostor koji ne dolazi s namještajem, morat ćete iznajmiti namještaj i ukrase. Najlakši način da to učinite je da unajmite organizaciju događaja koja će se baviti ukrasima, stolovima i stolicama. U suprotnom ćete morati sami dovući i postaviti hrpu namještaja što zaista može biti bol.

  • Za veće konferencije pokušajte ih ugostiti na univerzitetu. Škole će često imati auditorijume ili namještaj koji možete koristiti.
  • Ako unajmljujete dobavljače za sajam, zamolite ih da donesu svoje štandove, sjedala i materijale ako je moguće.
Organizirajte veliki događaj Korak 16
Organizirajte veliki događaj Korak 16

Korak 4. Uključite koordinatora događaja koji će upravljati danom događaja

To možete učiniti i sami ako želite, ali bit će vam zabavnije ako uživate u događaju. Za preporuke pogledajte na mreži ili kontaktirajte mjesto. Unajmite planera događaja nakon sastanka s njima i predajte mu informacije i detalje o dobavljaču. Pobrinut će se da vaš događaj protekne prema planu i riješiti sve probleme koji se mogu pojaviti na dan događaja.

Možete angažirati koordinatora događaja koji će umjesto vas obaviti sve navedeno u ovom članku, ali oni obično naplaćuju tisuće dolara ovisno o veličini vašeg događaja

Organizirajte veliki događaj Korak 17
Organizirajte veliki događaj Korak 17

Korak 5. Nabavite DJ -a ili bend ako želite muziku na događaju

Ako ste domaćin foruma ili konferencije, to nije važno. Svakako morate nabaviti DJ -a ili bend ako ste domaćin vjenčanja, zabave ili drugog velikog događaja. Potražite na internetu dobro ocijenjenog DJ-a ili bend koji nastupa u vašem području. Sastanite se s DJ -om ili bendom da vidite vrstu muzike za koju su se specijalizirali. Kada pronađete muziku za svoje mjesto, zaključajte ih za svoj datum.

  • Vjerovatno ćete morati platiti depozit za DJ -a ili bend; ovo je često 10-20% njihove ukupne cijene.
  • Za vjenčanja DJ često radi i kao emcee.
  • Ako ples ili muzika nisu ključni element događaja, razmislite o tome da sami sastavite listu za reprodukciju. Odaberite nešto mekano poput džeza, instrumentalne ili klasične muzike. Pustite playlistu da radi i zadržite jačinu zvuka tokom događaja.

SAVJET STRUČNJAKA

Stefanie Chu-Leong
Stefanie Chu-Leong

Stefanie Chu-Leong

Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.

Stefanie Chu-Leong
Stefanie Chu-Leong

Stefanie Chu-Leong

Owner & Senior Event Planner, Stellify Events

Expert Trick:

I like connecting with new vendors in addition to big-name ones. New vendors are always willing to work with you, in hopes of a big breakthrough for themselves. They will work hard to accommodate to the music selection you need for the event, as long as it's within the scope of their style.

Organizirajte veliki događaj Korak 18
Organizirajte veliki događaj Korak 18

Korak 6. Unajmite domaćina i angažujte govornike za forum ili konferenciju

Možete unajmiti domaćina ako na internetu potražite profesionalne zaposlenike ili za to imate bliskog prijatelja koji dobro govori u javnosti. Ako ćete imati druge govornike, obratite se ranije putem e -pošte da vidite jesu li zainteresirani za događaj. Za akademske konferencije kontaktirajte profesore ili autore na tu temu. Za događaje umrežavanja, zatražite pomoć od ljudi koji su uspješni u vašem području poslovanja da daju glavne riječi.

  • Potrudite se da počnete sa ovim što je prije moguće. Ljudima može proći nekoliko tjedana da odgovore, a mnogi potencijalni govornici možda neće biti dostupni. Rano zaključajte domaćina kako biste bili sigurni da se brine o ovom ključnom elementu.
  • Koga ćete unajmiti da govori na događaju u potpunosti ovisi o vrsti događaja koji ste domaćin. Možete se držati profesionalaca i stručnjaka ili stvoriti panel u stilu foruma ispunjen ljudima koji žele sastaviti svoje životopise ili promovirati svoj rad.
  • Obično morate platiti govornike ako se ne radi o posebno poznatom događaju. Ako ipak nemate poznate stručnjake, vjerojatno ćete se izvući s pronalaskom dobrovoljaca.
Organizirajte veliki događaj Korak 19
Organizirajte veliki događaj Korak 19

Korak 7. Organizirajte uslugu prijevoza ako dovodite ljude na događaj

Ovo je važnije ako dolazite ljudima iz grada. Kontaktirajte limuzinu, prijevoz ili taksi službu kako biste dogovorili prijevoz od hotela do mjesta događaja. Ne morate to činiti, ali to je odličan način da vaši gosti pronađu mjesto i da se osjećaju zbrinuti.

Možete unajmiti flotu šatlova za prijevoz naprijed -nazad do mjesta preuzimanja ako ste domaćin događaja u velikoj banket sali ili stadionu izvan gradskog područja

Savjeti

  • Ne zaboravite provjeru kaputa ako ste domaćin događaja tijekom hladnijih mjeseci!
  • Također možete pitati svoje potencijalne goste šta bi ih zanimalo da pojedu ili čuju na događaju ako želite mišljenje.

Preporučuje se: