Vođenje glavne knjige jedno je od načela osnovnog računovodstva. Knjige omogućavaju kompaniji da brzo pregleda sve transakcije na računu odjednom. Na sreću, vođenje glavne knjige prilično je jednostavno i zahtijeva od vas da svaku financijsku transakciju iz vašeg poduzeća zapišete u dnevnik i glavnu knjigu.
Koraci
Predložak glavne knjige
Predložak računovodstvene knjige
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
1. dio 2: Evidentiranje troškova u časopisima
Korak 1. Znajte da je dnevnik popis svih transakcija koje vaša kompanija napravi
Računovodstveni dnevnik bilježi detalje, datum i iznos novca koji teče u vaše preduzeće i iz njega. Nije specifičan, što znači da sve bilježite u dnevnik bez obzira kamo novac ide. Transakcije morate prvo objaviti u dnevniku prije nego što ih objavite u glavnoj knjizi.
Korak 2. Sačuvajte kopije svih poslovnih računa, faktura i dugova
Morate imati tačnu dokumentaciju da biste napravili tačan računovodstveni dnevnik i knjigu, pa sačuvajte sve što imate vezano za finansije za kasniju upotrebu.
Korak 3. Postavite stranicu dnevnika
Pomoću proračunske tablice ili računarskog računovodstvenog programa započnite novu stranicu dnevnika dijeljenjem stranice na pet kolona:
- Datum
- Račun
- Opis
- Referentni broj
- Debit
- Kredit
Korak 4. Zabilježite transakcije na datum kada su se dogodile
Pod naslovom "datum" označite kada je transakcija izvršena. Trebali biste imati dnevnik za svaku vrstu interakcije koju vaše preduzeće obavlja. Ako 20. travnja 2015. primite ček od 500 USD za svoje poslovanje, počnite unos u dnevnik sa 4/20/15.
Za precizno knjigovodstvo potrebni su vam tačni datumi. Nađite vremena barem jednom sedmično da zapišete sve svoje dnevnike kako ne biste izgubili ništa
Korak 5. Kategorizirajte „račun“transakcije
Tu je rječnik računovodstva posebno zgodan. Računi su načini razmišljanja o tome kako se vaš novac troši ili zarađuje. Na primjer, ček od 500 USD dodaje gotovinu vašeg preduzeća, pa će biti označena 20.4.2015, Gotovina.
Neki od najčešćih računa uključuju:
-
Gotovina:
Novac koji vaše preduzeće ima pri ruci. Ovo nije nužno gotov novac. Na primjer, ako neko vašem preduzeću napiše ček od 500 USD, to bi bilo povećanje gotovine.
-
Računi za plaćanje:
Ovo su poslovni troškovi koje dugujete. Na primjer, ako je ček od 500 USD koji ste primili pozajmica, morate zabilježiti 500 USD u svom dnevniku računa.
-
Potraživanja od računa:
Ovo je novac koji dugujete svom poslu.
-
Opšti časopis:
Ovaj časopis je neophodan za bilježenje svih čudnih ili jednokratnih transakcija, poput loših dugova, inflacije, prodaje opreme itd.
-
Prodaja:
Prihodi ostvareni prodajom proizvoda vašeg preduzeća.
- Oprema, plate, zemljište Ova tri računa, obično zasebna, detaljno opisuju troškove potrebne za održavanje vašeg poslovanja.
Korak 6. Dodijelite svakom računu broj radi lakšeg snalaženja
To se obično naziva vašim „kontnim planom“. Obično su slični računi navedeni jedan blizu drugog pa možete označiti troškove plata 501, komunalne troškove 521 i troškove oglašavanja 531. To vam pomaže da kasnije lakše naručujete i pozivate svoje različite račune. Na primjer, ako odlučite označiti “Cash” kao 101, svoj ček možete označiti kao 20.4.15, Gotovina, #501.
Razmak između brojeva (501 i 521) je tako da možete dodati nove unose između njih. Na primjer, ako koristite fizičke knjige ili želite pokrenuti novi dnevnik svake godine, možete označiti “Troškovi plaća” kao sve brojeve računa 501-520, po jedan za svaku od sljedećih 20 godina
Korak 7. Zapišite detalje svoje transakcije
Nakon što navedete datum, račun i poziv na broj, ukratko opišite transakciju. Ovo samo treba biti dovoljno informacija da vas točno podsjeti odakle je novac došao i zašto je potrošen. S primjerom provjere napisali biste 20.4.15, Gotovina, #501, Ček od prijatelja.
Neki drugi primjeri opisa uključuju:
- "Zajam od Liberty Bank."
- "Novac od poreske prijave."
- "Prodaja stare pećnice."
- "Popravci fabričkog krova."
Korak 8. Zabilježite je li transakcija bila zaduženje ili kredit
Dugovanja su imovina ili stvari koje povećavaju vrijednost vašeg poslovanja. Na primjer, ako zaradite 500 USD, navedite ga kao zaduženje. Krediti su troškovi ili obaveze vašeg poslovanja, poput kredita ili obaveza prema dobavljačima. Jednostavno navedite iznos novca potrošenog ili primljenog na svakom računu. Za ček, otpišite 20.4.2015., Gotovina, #101, ček od prijatelja, 500 USD na teret.
- Dugovi i krediti se poništavaju. Na primjer, ako potrošite tih 500 USD na novu pećnicu za svoju pekaru, zabilježili biste dug od 500 USD (Oprema) i 500 USD kredita (Gotovina). Dok dobijate 500 USD na vrednosti opreme, gubite 500 USD u gotovini.
- Uobičajena zaduženja uključuju gotovinu, potraživanja, opremu, zemljište, plate i lična sredstva.
- Uobičajeni krediti uključuju: potrošeni novac, dugovanja, račune, hipoteku i otplatu kredita.
- Upamtite-- zaduženja su imovina, a krediti su obaveze.
Korak 9. Koristite zasebne redove za transakcije koje se odnose na više računa
Na primjer, ček od 500 USD koji ste primili za svoje poslovanje mogao bi biti zajam, što znači da biste ga morali zapisati i kao „gotovinu“i „račune za plaćanje. Koristite zasebne redove pod istim datumom i opisom kako biste zabilježili oba računa i njihove iznose.
-
20.4.2015., Gotovina, #101, ček od prijatelja, 500 USD na teret
Računi za plaćanje, #201, zajam od prijatelja, kredit od 500 USD
Korak 10. Snimite svaku transakciju kako se dogodi
Svaki put kada neki od vaših računa izvrši promjenu, zabilježite je u svoj opći dnevnik. Zamislite ovaj dokument kao „priču“o svojim finansijama - on govori o detaljima svake ekonomske interakcije koju je vaše preduzeće uredilo.
Na kraju dana ili sedmice uzmite sve račune i račune i provjerite ih u dnevniku kako biste bili sigurni da niste ništa propustili
Korak 11. Označite svoj dnevnik
Baš kao što ste označili svaki račun, trebali biste napraviti oznaku za svoj dnevnik. Primjer može biti prema datumu, kao što je “Opći časopis za 13.4.2015. → 1.5.2015.”, Ili jednostavnim korištenjem brojeva za hronološko postavljanje časopisa, poput “Dnevnika 1.”
Korak 12. Redovno prenosite unose u dnevnik u poslovne knjige
Knjiga računa bilježi svaku transakciju po računu - tako da imate knjigu za gotovinu, potraživanja itd. Morate voditi dnevnik i knjigu kako bi rukovodioci, računovođe i osoblje mogli brzo provjeriti finansijsko stanje vašeg preduzeća datum i po vrsti.
Ako je moguće, zapišite u svoju knjigu odmah nakon pisanja u dnevnik
Dio 2 od 2: Zapisivanje knjiga računa
Korak 1. Koristite knjige računa za praćenje određenih transakcija poput gotovine, potraživanja ili prodaje
U časopisima se upisuje datum, detalji i iznos svake poslovne transakcije na osnovu njene vrste. Ali knjige vode ove podatke na posebne račune, omogućavajući vam da vidite sve svoje transakcije, kao što su gotovina, potraživanja, prodaja, na njihovim listovima.
Korak 2. Napravite stranicu glavne knjige za svaki račun
Napravite posebne knjige računa na osnovu njihovog imena i pozivnog broja. Vaša prva knjiga može biti "Gotovina, #101". Ova knjiga će ilustrirati svaku pojedinačnu gotovinsku transakciju koju ste izvršili. Kopirat ćete svoje dnevnike u odgovarajuće knjige, pa vam je potrebna knjiga za svaki račun naveden u vašem dnevniku.
- Razmislite o izradi stranice sa sadržajem "Kontni plan" koja će vam pomoći da pratite svaki broj računa.
- Ako imate čudne troškove, razmislite i o „glavnoj knjizi“koja prikuplja netipične transakcije poput poreznih prijava, loše prodaje, ličnih troškova itd.
Korak 3. Napravite kolone krajnje lijevo na stranici za datum, broj časopisa i opis
Oni se mogu kopirati direktno iz vašeg dnevnika o transakciji. Za ček od 500 USD možete navesti “20.4.2015., Dnevnik 1, ček od prijatelja”.
Korak 4. Podijelite ostatak knjige u tri dijela:
Dugovanje, kredit i stanje. Ovo vam omogućava da brzo vidite šta posjedujete (zaduženje), šta trošite (kredit) i koliko još dugujete (stanje.) Vaš posljednji list trebao bi izgledati otprilike ovako: Datum | Reference | Opis | Debit | Kredit | Stanje |
U glavnoj knjizi, baš kao u dnevniku:
- Debit odnosi se na novac koji primate.
- Kredit odnosi se na novac koji dugujete ili ste platili.
- Ravnoteža odnosi se na ono što još uvijek dugujete ili na razliku između zaduženja i kredita.
Korak 5. Stavite sve povezane kredite i zaduženja jedan pored drugog
Na primjer, ako od prijatelja imate kredit od 500 USD, počnite bilježiti 500 USD kao zaduženje. Recimo da sljedećeg dana obavite prvu prodaju za 200 USD i odlučite početi vraćati novac svom prijatelju. Označite novi datum, 21.4.2015. I ispod odjeljka kredita upišite 200 USD.
Korak 6. Pomoću odjeljka bilansa izračunajte koliko ste novca zaradili ili još dugujete
U posljednjem primjeru vratili ste 200 USD od 500 USD kredita koji vam je dao vaš prijatelj. Oduzmite uplatu koju ste izvršili od ukupnog iznosa koji dugujete kako biste pronašli stanje. Ovdje još uvijek dugujete 300 USD pa imajte to na umu kao stanje desno od vaše uplate.
- Drugim riječima, saldo = kredit - zaduženje.
- Neće svaki trošak imati ravnotežu. Na primjer, ako dobijete grant od 20 000 USD za istraživanje koji ne morate vratiti, samo zabilježite 20 000 USD u koloni zaduženja i krenite dalje.
Korak 7. Ne zaboravite unijeti povezane unose u svaki račun
Vraćajući se na zajam od 500 USD od prijatelja, morate također imati na umu da im dugujete novac u “Računi za plaćanje:/4/20/15 | Dnevnik 1 | Zajam od prijatelja | 0 USD Debit | 500 USD kredita | $ 500 Saldo | To se mora dogoditi svaki put kada dođe do promjene računa. Na primjer, ako odlučite svom prijatelju vratiti novac, morate unijeti novi unos/4/21/15 | Dnevnik 1 | Zajam od prijatelja | 200 USD Debit | 500 USD kredita | $ 300 Preostalo |
Korak 8. Zabilježite transakcije kako se dešavaju
Svaki put kada se unese dnevnik, taj unos treba odmah knjižiti u glavnu knjigu. Za naš primjer imamo zapis u dnevniku: Zajam od prijatelja za 500 USD. Ova stavka dnevnika utječe na 2 računa (gotovina i potraživanja), tako da morate unositi oba oba računa glavne knjige.
- Idite na stranicu gotovine u vašoj glavnoj knjizi. U lijevu kolonu (koja se koristi za evidentiranje zaduženja) upišite datum transakcije, a zatim upišite iznos. U ovom primjeru iznos je 500 USD.
- Idite na stranicu Računi potraživanja vaše knjige. U desnu kolonu (koja se koristi za kredite) upišite datum, a zatim iznos transakcije. U ovom primjeru iznos je 500 USD.
- Ažurirajte ove stranice kako se pojavljuju novi unosi u dnevnik.
Korak 9. Dodajte odjeljak „bilješke“kako biste lakše pratili nove informacije
Na primjer, nakon što otplatite ukupni zajam od 500 USD, ispod opisa možete napisati „U cijelosti plaćeno“ili odjeljak malih napomena pored „Stanje“.
Korak 10. Kombinirajte različite račune u jednu knjigu kako biste izgradili svoju glavnu knjigu
Potpuna knjiga detaljno opisuje svaki pojedini račun tako da ga svako može listati kako bi vidio koliko se novca zarađuje/troši u svakoj kategoriji. Naslovna stranica sadrži kontni plan s popisom svakog računa u glavnoj knjizi i njegovim brojem, kao što je „Gotovina, #101“, tako da ljudi mogu lako pronaći potrebne informacije.
Dodajte račune u glavnu knjigu radi lakšeg pristupa
Korak 11. Dodajte zaduženja i kredite pri dnu stranice za svaki račun
Ovo vam omogućava da znate ukupan iznos koji posjedujete ili dugujete za svaki račun. Ako su krediti veći od zaduženja, taj račun gubi novac. To je, međutim, za očekivati - dugovanja će uvijek biti u dugovima, jer je to popis cijelog novca koji dugujete.
Korak 12. Dodajte ukupna zaduženja i kredite i provjerite da li se podudaraju
Debit će uvijek biti jednak kreditu. Ovo je glagolsko pravilo računovodstva i ima smisla: sav vaš novac je morao odnekud doći. Ako ste nešto kupili, to ste platili (kredit) i sada posjedujete vrijednost (dug). Ako dođe do odstupanja, provjerite dnevnik u svojim knjigama kako biste pronašli sve što ste zaboravili zabilježiti.
- Zapamtite - svaka transakcija, pozitivna ili negativna, mora ući u dnevnik i knjige.
- Neki računovođe početnici često zaboravljaju ideju „vlasništva“. Na primjer, ako potrošite 10 000 USD na posao, tada vam preduzeće tehnički "duguje" 10 000 USD. Ako je preduzeće ikada prodano, bit će vam vraćeno 10 000 USD.
Korak 13. Pregledajte kako sastaviti bilans stanja ako se borite za račune za sve svoje dugove i kredite
Bilansi stanja predstavljaju snimke imovine i obaveza vašeg preduzeća. Ovaj korisni obrazac navodi sve što vaša kompanija posjeduje i duguje u bilo kojem trenutku, što vam može pomoći da vidite rupe u svojoj knjizi.
Korak 14. Upoznajte se sa računovodstvenim ciklusom da biste saznali šta slijedi
Knjiženje u glavnu knjigu je korak 2 u takozvanom računovodstvenom ciklusu. Knjiga sama po sebi ne bi bila od velike pomoći, ali korištena kao dio ciklusa, neprocjenjiv je alat. Računovodstveni ciklus može se podijeliti na nekoliko pojednostavljenih koraka.
- Prikupite izvorne dokumente, poput računa ili računa, koje je potrebno evidentirati.
- Zapišite transakciju u dnevnik hronološkim redoslijedom.
- Knjižite unose dnevnika na račune glavne knjige.
- Pripremite probni bilans. Ovo je popis svih računa glavne knjige objedinjenih i trebao bi se pripremiti na kraju obračunskog razdoblja.
- Pripremite finansijske izvještaje. Oni se mogu sastaviti nakon pravilnog podešavanja probnog bilansa.
Savjeti
Imajte na umu da će gornji primjeri raditi jednako dobro kada su izraženi u drugim valutama
Pogledajte ove povezane videozapise
Video za stručnjake
Video za stručnjake
Video za stručnjake Koji je najbolji način učenja za računovodstvene ispite?