Korporacijski zapisnici često su potrebni po zakonu. Mnoge države zahtijevaju od korporacija i drugih poslovnih subjekata da vode zapisnike sa sastanaka dioničara ili direktora. Korporativni zapisnici također mogu biti ključni u određenim tužbama, posebno tamo gdje su direktori tuženi zbog svojih poslovnih odluka. Da biste pravilno napisali zapisnik, morate voditi detaljne bilješke tokom sastanka. Zatim, sjednite što je prije moguće i sastavite zapisnik. Prije nego zapisnik postane konačan, Upravni odbor će ih vjerovatno morati odobriti.
Koraci
1. dio 3: Zapisivanje bilješki tokom sastanka
Korak 1. Zabilježite detalje o sastanku
Prije nego što krenete na sastanak, možete zapisati potrebne detalje o sastanku, koje morate uključiti u svoj otkucani zapisnik. Obratite pažnju na sljedeće:
- pun naziv vaše kompanije
- datum i vreme sastanka
- mjesto sastanka
Korak 2. Zapišite ko ide
Trebat će vam potpuna lista ljudi koji prisustvuju sastanku. Zapišite i one članove koji su odsutni. Uključite sve goste ili konsultante koji su pozvani.
- Zabeležite sve kasne dolaske ili vreme kada neko rano napušta sastanak.
- Takođe zapišite ko vodi sastanak i da li je bio kvorum.
Korak 3. Zapišite svrhu sastanka
Postoji mnogo razloga zašto ćete imati sastanak. Neki od uobičajenih razloga su sljedeći:
- godišnji sastanak direktora i dioničara
- sastanak radi utvrđivanja zapošljavanja radnika
- sastanka radi rasprave o kompenzaciji
- najava novih službenika
- izdavanje dionica
- rasprava o finansijskim aktivnostima, poput nove banke ili kreditne linije
Korak 4. Zabilježite da li su prihvaćeni prethodni zapisnici
Generalno, prva tačka dnevnog reda biće prihvatanje zapisnika sa prethodnog sastanka. Trebali ste ih unaprijed podijeliti svima. Zapišite glasanje.
Ako se neko usprotivi zapisniku, može doći do rasprave. Ako trebate napraviti izmjene, zabilježite šta morate promijeniti
Korak 5. Zabilježite diskusiju o tačkama dnevnog reda
Korporativni zapisnik takođe treba da sadrži sažetak rasprave o svakoj tački dnevnog reda. Morate pažljivo birati riječi dok zapisujete šta ljudi govore. Želite biti precizni, pa pažljivo slušajte.
- Izbjegavajte pokušaj ukidanja transkripcije riječ po riječ. Na primjer, neko bi mogao pet minuta raspravljati da je predložena politika pogrešna za preduzeće. Dovoljno je napomenuti da se ne slažu s politikom i ukratko identificirati razlog.
- Zabeležite koja dokumenta posetioci gledaju. Zapišite naziv dokumenta i njegov datum. Takođe bi trebalo da imate kopiju dokumenta koju ćete priložiti zapisniku.
Korak 6. Snimite glasanje o stavkama
Ako sastanak uključuje glasanje o tačkama dnevnog reda, zapisnik mora odražavati glasanje. Uzmite u obzir i suzdržane osobe (osobe koje odbijaju glasovati).
- Općenito, većina rezolucija bit će usvojena jednoglasno. Međutim, trebali biste zabilježiti imena svih neistomišljenika.
- Na primjer, možete napisati: „Rezolucija je usvojena. Drugačije mišljenje: Jones. Suzdržani: Mathers, Johnson."
Korak 7. Snimite prekid
Zapišite vrijeme koje je osoba koja vodi sastanak prekinula. Ako su članovi razgovarali o tome kada će se održati sljedeći sastanak, imajte na umu i tu informaciju.
Na primjer, možete napisati: „Sljedeći sastanak zakazan je za 1. jul 2016. godine, vrijeme i mjesto koje treba odrediti. Sjednica je prekinuta u 18:16.”
2. dio od 3: Upisivanje minuta
Korak 1. Upišite minute što je prije moguće
Možda ste za vrijeme sjednice vodili bilješke napisane rukom. Čak i da ste upisali bilješke, možda ste uhvatili samo fragmentarne rečenice. Što je prije moguće, sjednite i upišite potpunije minute.
- Ne zaboravite koristiti standardnu gramatiku i potpune rečenice. Na primjer, „Mr. Smith se usprotivio novoj kreditnoj liniji”je prihvatljivo. "Smith no on credit" nije.
- Na mreži su dostupni predlošci korporativnih sastanaka. Možda biste ih htjeli pogledati ako vam je potrebna pomoć u pronalaženju načina organiziranja minuta.
Korak 2. Odredite kada je sastanak održan
Na vrhu stranice navedite gdje, kada i ko je prisustvovao ili odsustvovao. Takođe zabilježite sve goste i one koji su zapisali zapisnik sa sastanka.
Na primjer, možete napisati: „Zapisnik sa redovnog sastanka upravnog odbora kompanije ABC, održanog 22. januara 2017. na adresi Corporate Avenue 1245. Bili su prisutni sljedeći direktori: Abrams, Jones, Smith, Calvert, Bono. Sljedeći direktori su bili odsutni: Clinton. Prisutni su bili sljedeći gosti: Michael Matthews, CPA. Zapisnike je zabilježio J. Allen.”
Korak 3. Zabilježite kada je sastanak sazvan radi dogovora
Država koja je sazvala sastanak po redu i priznala postojanje kvoruma. Takođe navedite vreme.
Na primjer, „Predsjedavajući Abrams sazvao je sastanak po rasporedu u 18:15 i konstatovao prisustvo kvoruma. Predstavio je prisutne goste.”
Korak 4. Navedite da li je usvojen prethodni zapisnik
Na primjer, možete napisati: „Na prijedlog, upućen i nošen, Odbor je odobrio prethodno distribuirani zapisnik sa datumom [umetnuti datum].”
Korak 5. Zabilježite sve date izvještaje ili prezentacije
Neki izvještaji se daju na svakom sastanku. Međutim, možda ste imali i posebnu prezentaciju vezanu za tačku dnevnog reda. Identificirajte sljedeće:
- Ko je održao prezentaciju ili izvještaj. Navedite i njihov naslov. Neke prezentacije imaju gosti, a zapisnici trebaju u potpunosti odražavati njihov identitet.
- O čemu se radilo u prezentaciji ili izvještaju.
- Da li je voditelj odgovorio na postavljena pitanja.
- Ako je odbor ponudio izvještaj na usvajanje, zabilježite da li je bilo rasprave i da li je usvojen. Na primjer, "Nakon kratke rasprave o temama, podnesen je prijedlog za prihvatanje finansijskog izvještaja, koji je upućen i usvojen."
Korak 6. Sažmite raspravu o tačkama dnevnog reda
Odbor je možda odlučio da usvoji rezoluciju ili preduzme mjere po nekoj drugoj tački dnevnog reda. Trebali biste rezimirati raspravu članova. Takođe imajte na umu glasanje o svakoj stavci.
- Koristite jednostavan jezik. Izbjegavajte nepotrebne riječi i pridjeve koji zatrpavaju minute. Na primjer, „Mr. Smith se nije složio s gospođom Jones”, bolje je od„ Mr. Smith se snažno nije slagao s gospođom Jones.”
- Pravilno identifikujte dokumente koje posetioci pregledaju. Na primjer, „Odbor je odobrio predložene dodatke politici sukoba interesa“nije jasno. Umjesto toga, identificirajte dokument: "Odbor je jednoglasno odobrio prijedlog" Dodatka izvještavanju o sukobima "od 1. juna 2016. godine, čija je kopija distribuirana prije sastanka."
Korak 7. Dajte potpunije bilješke o važnim tačkama dnevnog reda
Neke tačke dnevnog reda preduzeća važnije su od drugih. Oni su važni jer bi buduće tužbe mogle proizaći iz odluke odbora. Advokati i sudije tretiraće vaš zapisnik kao tačan prikaz ponašanja odbora. Da biste zaštitili ploču, trebali biste navesti više detalja.
- Spajanja i akvizicije, otkup dionica i druge značajne odluke zahtijevaju više detalja. Direktori se mogu tužiti zbog nepropisnog izvršavanja poslovne procjene.
- Članovi odbora često se moraju konsultovati sa stručnjacima ili pregledati izvještaje/studije prije donošenja odluke u ovim oblastima. U vašem zapisniku treba biti navedeno da je izvršena stručna prezentacija ili da ste članovima odbora podijelili studije ili izvještaje prije sastanka.
- Takođe treba napomenuti da je za diskusiju dato dovoljno vremena i da je odbor djelovao poslovno.
- Primijetite da li je odbor razmatrao alternative predloženom načinu djelovanja. Sažmite zašto je odbor odbio ili usvojio alternativni način djelovanja.
Korak 8. Dodajte preostale informacije
Zabilježite sljedeće, gdje je primjenjivo, u hronološkom redoslijedu po kojem su se dogodili na sastanku:
- Najave. Predsjedavajući ili drugi članovi mogli su najaviti predstojeće sastanke ili druga pitanja.
- Izvršna sjednica. Navedite je li odbor otišao na izvršnu sjednicu nakon što su osoblje i gosti otišli.
- Odlaganje. Na primjer, možete napisati: "Budući da nema dodatnih poslova, sastanak je prekinut u 19:55."
Korak 9. Proslijedite svoje nacrte zapisnika
Vaš nacrt treba pregledati. Slijedite politiku svoje korporacije. Na primjer, možda ćete morati pokazati svoj nacrt glavnom savjetniku ili glavnom finansijskom službeniku. Oni mogu dati komentare koje biste trebali uključiti.
- Možda ćete tada morati distribuirati nacrt široj grupi menadžmenta, koja također može imati komentare.
- Na kraju ćete zapisnike podijeliti punom odboru, jer će oni glasati o zapisniku za sljedeći sastanak.
Korak 10. Izbjegavajte mijenjanje posljednjih minuta
Nakon što odbor odobri zapisnik je konačan. Trebali biste izbjegavati promjene na njima. Neki stručnjaci predlažu da možete izvršiti manje izmjene, poput ispravljanja pravopisnih grešaka. Međutim, zaista nema potrebe za ispravljanjem pravopisnih pogrešaka i drugih sitnih grešaka osim ako one spriječavaju nekoga da razumije napisano.
Nikada ne biste trebali mijenjati ništa suštinski. Ako član odbora želi izmijeniti odobreni zapisnik, obavijestite predsjednika odbora
Korak 11. Čuvajte odobrene zapisnike
Ne morate podnijeti korporativni zapisnik svojoj državi. Međutim, vjerojatno ih morate pohraniti u svoje druge korporacijske evidencije, poput podzakonskih akata i statuta. Zapisnik vodite najmanje sedam godina ili možda neograničeno dugo, ovisno o vašoj unutrašnjoj politici.
- Ako je vaš zapisnik sadržavao dokument po referenci, priložite dokument.
- Također biste trebali odbaciti sve nacrte zapisnika nakon usvajanja konačne verzije. Možda ćete također morati izbrisati rezervne elektroničke verzije zapisnika.
3. dio 3: Priprema za sastanak
Korak 1. Obavijestite ispravne ljude sa sastanka
Ako imate skupštinu dioničara, morate obavijestiti sve dioničare. Ako održavate sastanak direktora, morate obavijestiti sve direktore.
I dioničari i direktori mogu se odreći zahtjeva za otkaz. Međutim, trebali su potpisati obrazac za odricanje. Pogledajte da li ih ima i dajte odgovarajuću obavijest onima koji nemaju
Korak 2. Podijelite pakete za sastanke
Svakom prisutnom će trebati isti skup informacija kako bi mogli informirano glasovati na sastanku. Trebali biste stvoriti paket informacija i distribuirati ih. Uključite sljedeće:
- zapisnik sa prethodnog sastanka
- izvještaje ili dokumente na pregled prije sastanka
Korak 3. Odaberite pribor za pisanje
Kao osoba koja bilježi bilješke, trebate odlučiti kako ih želite zapisati na sastanku. Općenito, ljudi još uvijek dugo pišu bilješke, iako možete koristiti prijenosno računalo.
- Ako koristite prijenosno računalo, svi nacrti će se pohraniti elektronički. To znači da ih neko može povratiti u parnici. U skladu s tim, trebali biste dobro razmisliti prije nego što provedete minute koristeći računar.
- Klikovi na tasterima računara takođe odvraćaju pažnju, što morate imati na umu.
- Pitajte svoju stolicu da li više voli da dugotrajno ili sa laptopom provodite minute.