Kako predsjedavati sastankom (sa slikama)

Sadržaj:

Kako predsjedavati sastankom (sa slikama)
Kako predsjedavati sastankom (sa slikama)

Video: Kako predsjedavati sastankom (sa slikama)

Video: Kako predsjedavati sastankom (sa slikama)
Video: ЛЮБОВЬ С ДОСТАВКОЙ НА ДОМ (2020). Романтическая комедия. Хит 2024, Marš
Anonim

Poslovni rad, posebno u uredskom okruženju, zahtijeva određeni stupanj suradnje. Na primjer, važne odluke često zahtijevaju viđenje više od jedne osobe, a za važan posao često je potrebna stručnost više ljudi. Sastanci su jedan od načina da se saradnja strukturira i organizira, ali bez osjećaja svrhe ili kontrole, sastanci lako mogu postati predugi i neefikasni. Poznavanje načina planiranja, pripreme i vođenja sastanka kojim predsjedavate može napraviti razliku između efikasnog sastanka i uzaludnog sastanka.

Koraci

1. dio od 3: Priprema za sastanak

Predsjedajte sastankom Korak 1
Predsjedajte sastankom Korak 1

Korak 1. Razgovarajte sa svojim polaznicima o predstojećem sastanku

Kada saznate da ćete predsjedavati predstojećim sastankom, jedna od prvih stvari koju trebate učiniti je potrošiti malo vremena na razgovor s ljudima koji će prisustvovati (posebno visokim ili važnim osobama). Pitajte ih ima li nešto o čemu bi posebno htjeli razgovarati na sastanku. Zabilježite njihove odgovore i koristite ih za usmjeravanje pri pisanju dnevnog reda.

Pitati svoje prisutne o onome o čemu bi željeli razgovarati pametan je potez ne samo zato što olakšava pisanje dnevnog reda, već i zato što ih uključuje u proces sastanka prije nego što je uopće započeo. Vjerojatnije je da će ljudi prisustvovati sastancima i obratiti pažnju na njih ako znaju da će se rješavati pitanja koja su im važna

Predsjedajte sastankom Korak 2
Predsjedajte sastankom Korak 2

Korak 2. Napišite i distribuirajte dnevni red

Dnevni red sastanka može biti vrijedan alat ne samo za predsjedavajućeg sastanka, već i za prisutne goste. Dnevni red sadrži vrijedne informacije o sastanku, na primjer kada će biti, gdje će se održati i ko će prisustvovati. Ono što je najvažnije, oni također ocrtavaju sve predviđene teme za raspravu, dopuštajući svima da se pripreme. Pošaljite svoj sastanak prije samog sastanka - što je vaš sastanak važniji, to biste trebali poslati ranije.

Jedna stvar koju bi vaš dnevni red definitivno trebao sadržavati je približni rok za svaku temu rasprave. Unaprijed određen okvirni raspored znatno olakšava održavanje sastanka na putu. Iako neke stavke na vašem dnevnom redu mogu dugo trajati (a druge kratko), raspored znatno olakšava praćenje ovih stavki i njihovo prilagođavanje

Predsjedajte sastankom Korak 3
Predsjedajte sastankom Korak 3

Korak 3. Istražite teme diskusije i sve prethodne sastanke

Ljudi koji prisustvuju vašem sastanku možda nisu u toku sa svim temama o kojima planirate razgovarati-neki možda nisu prisustvovali prošlim sastancima, dok su drugi jednostavno zaboravili. Kao predsjedavajućem sastanka, dobra je ideja znati dosadašnju istoriju diskusije. Pokušajte razgovarati s ljudima koji su prisustvovali prethodnim važnim sastancima kako biste saznali sve važne nedovršene poslove kojima biste se trebali pozabaviti na sastanku. Možda ćete također htjeti zatražiti zapisnike sa prošlih sastanaka od službenog zapisničara koji će vam pomoći u planiranju.

Zapisnici sa prethodnih sastanaka mogu vam biti važan izvor kao predsjedavajućem. Oni sažimaju rasprave i odluke koje su se dogodile na prošlim sastancima, čineći relativno brzim i lakim ubrzanje. Možda ćete čak htjeti podijeliti važne zapisnike sa svojih prisutnih sa vašim dnevnim redom

Predsjedajte sastankom Korak 4
Predsjedajte sastankom Korak 4

Korak 4. Pripremite prostor za sastanke unaprijed

Na dan vašeg sastanka pobrinite se da soba ili mjesto u kojem namjeravate da se sastanete bude čista, prezentabilna i spremna za smještaj vaših posjetilaca. Morat ćete se uvjeriti da sve tehnološke komponente sastanka (poput prezentacija, projektora, ekrana itd.) Funkcioniraju ispravno i da su potpuno spremne za rad - tehničke poteškoće mogu izgubiti dragocjeno vrijeme i izbaciti vaš sastanak iz kolosijeka.

Ako koristite elektroničku prezentaciju (poput PowerPointa itd.), Odvojite trenutak da se upoznate s daljinskim upravljačem ili klikerom koji ćete koristiti za kretanje po slajdovima. Ne želite gubiti vrijeme na petljanje sa kontrolama kada možete raspravljati o važnim pitanjima

Dio 2 od 3: Vršilac dužnosti predsjedavajućeg tokom sastanka

Predsjedajte sastankom Korak 5
Predsjedajte sastankom Korak 5

Korak 1. Pozovite sastanak da biste naručili

Kada sastanak dođe na zakazano vrijeme početka i svi prisutni (ili barem svi važni) budu prisutni, privucite pažnju svih u prostoriji. Predstavite se kao predsjedavajući i navedite svrhu sastanka. Odredite predviđeni vremenski okvir za sastanak tako što ćete obavijestiti sve o završnom vremenu za koje snimate - možete trčati dugo ili kratko, ali navođenje predviđenog vremenskog ograničenja unaprijed pomaže u održavanju sastanka na putu. Ako neki od prisutnih nisu međusobno upoznati, odvojite trenutak da provedete kratku prozivku i predstavite važne polaznike.

Imajte na umu da neka preduzeća i organizacije imaju stroge, regulirane procedure za otvaranje i vođenje sastanka. Na primjer, Američka federacija državnih, županijskih i općinskih uposlenika (AFSCME) koristi sistem koji se zove Robertova pravila o redoslijedu koji uključuje pozivanje sastanka na red udaranjem batina i vrlo specifična pravila za unošenje i donošenje prijedloga

Predsjedajte sastankom Korak 6
Predsjedajte sastankom Korak 6

Korak 2. Sažmite relevantne tačke sa prethodnih sastanaka

Na početku sastanaka koji su dio dugog, tekućeg projekta, htjet ćete ukratko upoznati sve prisutne sa stanjem projekta do sada tako što ćete brzo sažeti sve relevantne događaje ili odluke sa prethodnih sastanaka. Možda svi prisutni nisu toliko upućeni u teme rasprave kao vi, pa brzo približavanje svih ljudi može uvelike doprinijeti tome da vaš sastanak postane učinkovit i efektivan.

  • Umjesto da sami rezimirate prethodne sastanke, možda biste htjeli da službeni pisac ili zapisničar pročita zapisnike sa prethodnih sastanaka kako bi rezimeu dao osjećaj formalnosti.
  • Također možete razmisliti o čitanju svih važnih prepiski ili komunikacija koje su se dogodile od prethodnog sastanka.
  • Imajte na umu da ako dajete kopije zapisnika/prepiske polaznicima, čitanje naglas općenito nije potrebno.
Predsjedajte sastankom Korak 7
Predsjedajte sastankom Korak 7

Korak 3. Dopustite važnim prisutnima da izvještavaju o stanju stvari

Zatim, dopustite ljudima sa relevantnim znanjem da obavijeste skupštinu o novim ili nedavnim kretanjima koja su se dogodila od zadnjeg sastanka. To može biti gotovo sve - na primjer, ovdje se mogu riješiti novi problemi s kojima se suočava vaše preduzeće ili organizacija, promjene osoblja, razvoj projekata i promjene strategije. Učesnici sastanka će također htjeti čuti o rezultatima bilo kakvih konkretnih radnji koje su preduzete zbog odluka donesenih na posljednjem sastanku.

Predsjedajte sastankom Korak 8
Predsjedajte sastankom Korak 8

Korak 4. Obratite se svakom nedovršenom poslu

Ako postoje problemi koji ostaju neriješeni ili odluke koje nisu donesene na zadnjem sastanku, potrudite se riješiti ih prije nego prijeđete na nove probleme. Što se stariji problemi odlažu, manje će bilo koji sudionik htjeti preuzeti odgovornost za njih, pa pokušajte tijekom sastanka otkriti i riješiti sve dugotrajne nedovršene poslove. Obično se nedovršeni posao posebno zapisuje kao "neodlučan" ili "uvršten za buduću raspravu" u zapisnicima sa prethodnih sastanaka.

  • Ovisno o kulturi i pravilima u kojima radite, vaše preduzeće ili organizacija mogu imati posebne procedure za donošenje odluka - na primjer, sudionici sastanka će jednostavno morati postići većinski konsenzus ili će se izabrati grupa odabranih visokopozicioniranih pojedinaca sa svim odlukama.
  • Imajte na umu da su neke stvari prevelike da bi se dovršile između sastanaka. Ne morate se nužno zadržavati na napretku dugoročnih projekata koji još nisu završeni. Trebali biste, međutim, donijeti odluke ili projekte gdje je potrebna trenutna akcija.
Predsjedajte sastankom Korak 9
Predsjedajte sastankom Korak 9

Korak 5. Obratite se svakom novom poslu

Zatim iznesite nove probleme, brige i pitanja o kojima je potrebno razgovarati. To bi trebale biti stvari koje prirodno proizlaze iz razvoja događaja koji se dogodio između prethodnih susreta i sadašnjosti. Pokušajte donijeti konkretne, definitivne odluke od prisutnih - što više stavki ostavite neodlučnim, to ćete imati više nedovršenih poslova za sljedeći sastanak.

Predsjedajte sastankom Korak 10
Predsjedajte sastankom Korak 10

Korak 6. Sažmite zaključke sastanka

Kada se pozabavite svim prošlim i sadašnjim poslovima, odvojite trenutak da sažete zaključke sastanka za sve prisutne. Podijelite rezultate svih donesenih odluka i, ako je potrebno, opišite konkretne radnje koje će se očekivati od prisutnih prije sljedećeg sastanka.

Ovaj korak je presudan - to je vaša posljednja prilika da se pobrinete da svi napuste sastanak znajući gdje se vaši projekti nalaze i šta se od njih očekuje

Predsjedajte sastankom Korak 11
Predsjedajte sastankom Korak 11

Korak 7. Završite postavljanjem temelja za sljedeći sastanak

Na kraju, recite svima šta mogu očekivati za sljedeći sastanak i, ako ste već počeli s planiranjem, recite im kada i gdje očekuju da će to biti. To pomaže polaznicima u osjećaju kontinuiteta od jednog važnog projekta ili odluke do sljedeće i daje im vremenski okvir za napredovanje ili izvršavanje dodijeljenih zadataka.

Imajte na umu da ne morate nužno planirati drugi sastanak ako se na svom sadašnjem obratite svim prošlim i sadašnjim poslovima. Međutim, ako ima dovoljno nedovršenih poslova koji opravdavaju buduću raspravu ili čekate da vidite kako će se određeni projekti razvijati, to je vjerojatno dobra ideja

3. dio 3: Efikasno vođenje sastanka

Predsjedajte sastankom Korak 12
Predsjedajte sastankom Korak 12

Korak 1. Vodite raspravu, ali nemojte njome dominirati

Jedna od vaših uloga kao predsjedavajućeg sastanka je da održavate diskusiju u toku i na zadatku. Vaša uloga nije nuditi mišljenje o svakom pojedinom pitanju ili držati raspravu po tačnom rasporedu. Imajte određenu fleksibilnost. Pustite ostale prisutne da slobodno govore i dopustite da se otvore nove teme za diskusiju čak i ako nisu na dnevnom redu. Možda ćete otkriti da morate suptilno prekinuti ili promijeniti određene teme razgovora kako biste raspravu držali u toku, ali ne biste se trebali osjećati kao da morate kontrolirati svaki aspekt sastanka. Na kraju krajeva, to je proces saradnje.

Kako sastanak napreduje, pazite na svoj dnevni red. Ako zaostajete, možda ćete morati preskočiti određene teme za raspravu ili ih iznijeti za kasnije u interesu vremena. Ne bojte se to učiniti ako su teme o kojima se raspravlja vrlo važne

Predsjedajte sastankom Korak 13
Predsjedajte sastankom Korak 13

Korak 2. Ohrabrite sve prisutne da učestvuju

Kao predsjedavajući sastanka, vaš posao je osigurati otvorenu, produktivnu diskusiju. Ako primijetite da se određeni polaznici koji imaju znanje relevantno za ova pitanja ne otvaraju grupi, ohrabrite ih da razgovaraju. Ne morate ih izazivati niti ih prozivati izravno - jednostavno reći nešto u stilu: "Mislim da bi stručnost gospođe Smith ovdje bila korisna" odličan je način da angažirate manje aktivne članove sastanka.

Predsjedajte sastankom Korak 14
Predsjedajte sastankom Korak 14

Korak 3. Neka svi razumiju o čemu se razgovara

Može biti teško zapamtiti da nemaju svi koji prisustvuju sastanku istu količinu iskustva ili znanja u temama za diskusiju. Kako biste bili sigurni da su svi koji prisustvuju sastanku mudro proveli svoje vrijeme, iskoristite priliku da nakratko pojednostavite složena pitanja ili teme kada se pojave. Polaznici sa manje znanja ovo će nesumnjivo cijeniti.

Predsjedajte sastankom Korak 15
Predsjedajte sastankom Korak 15

Korak 4. Nemojte zanemariti teška ili neugodna pitanja

Ako ih ne drži pod kontrolom nadležni predsjedavajući, sastanci mogu biti izrazito neproduktivni. Potrudite se da se riješi svako važno pitanje o kojem ste došli razgovarati. Ne dopustite prisutnima da zamjenjuju krivice ili nudite nejasne izgovore za probleme koji nisu riješeni. Pokušajte odrediti i dobiti odgovore na pitanja koja niko ne želi riješiti. Iako ovo nije nužno ono što će svaki sudionik poželjeti, na ovakve vrste neugodnih pitanja potrebno je odgovoriti najviše kako bi sastanak bio što efikasniji.

Pobrinite se da se važne odluke zabilježe (ako imate službene zapisničare ili zapisničare, dodijelite im ovaj zadatak). Ako ćete se truditi postavljati teška pitanja, pobrinite se da odgovori koje dobijete budu dobro dokumentirani

Predsjedajte sastankom Korak 16
Predsjedajte sastankom Korak 16

Korak 5. Pratite svoje vrijeme

Postoji razlog zašto su sastanci na lošem glasu - za mnoge se smatraju ozbiljnim gubitkom vremena. Kako biste spriječili da vaš sastanak potraje, upotrijebite svoju moć kao stolica da biste održali diskusiju. Ne bojte se iznijeti određene nevažne teme ili razgovore do kasnijeg datuma ako vam se čini da vaš sastanak traje duže nego što ste očekivali. Budite spremni i voljni prilagoditi svoj raspored u hodu kako biste bili sigurni da niko od vaših polaznika ne gubi dragocjeno vrijeme.

Preporučuje se: