Poslovno pismo koristi službeni ton i ima posebne zahtjeve za pozdrave - pozdrave koji se posebno odnose na namjeravanog čitatelja. Nepravilno sastavljeno poslovno pismo moglo bi uvrijediti potencijalnog poslodavca, klijenta ili partnera i nanijeti vaš poslovni odnos. Kad se ženi obraćate u poslovnom pismu, uvijek biste trebali koristiti bilo koje profesionalno zvanje koje može imati (kao što je "dr. Ili" vlč. "); Ako nema profesionalno zvanje, upotrijebite opći naslov temeljen na braku status: "gospođa" kada je neudata ili ako joj je bračni status nepoznat, ili "gospođa" ako znate da je udata.
Koraci
1. dio 2: 1. dio: Odabir ispravnog naslova
Korak 1. Potvrdite da li znate ime primaoca
Ako znate ime primatelja, prijeđite na sljedeće korake. Ako ne, pročitajte ostatak ovog koraka.
Ponekad se dogodi da ćete se morati obratiti ženi a da ne znate njeno ime. U ovom slučaju upotrijebite Poštovana gospođo. Ako ni vi niste svjesni spola, možete upotrijebiti "Koga to može zanimati"
Korak 2. Utvrdite da li primalac ima profesionalno zvanje ili naziv
Ako žena kojoj šaljete poslovno pismo ima neko stručno ime ili titulu, obratite joj se u skladu s tim. U ovom slučaju pozivanje na spol nije potrebno.
- Počnite sa formalnim pozdravom, poput „Poštovani“, a zatim ga slijedite prema nazivu posla namijenjenog čitatelja, nakon čega slijedi njegovo puno ime. Ako ne znate ima li čitatelj službeni naslov, svakako ga prvo potražite pretraživanjem web stranice organizacije ili pitajte nekoga. Korištenjem naziva posla namijenjenog čitatelja možete izbjeći brigu o upotrebi naslova specifičnih za spol.
- Na primjer, ako pišete poslovno pismo inspektoru, pozdrav vašeg poslovnog pisma bio bi “Dragi inspektore”. Samo ovo može biti cijeli pozdrav ili bi iza “Poštovanog inspektora” moglo doći prezime namjeravanog čitatelja. Isto bi vrijedilo i ako bi žena bila doktor, a u ovom slučaju pismo bi moglo početi s "Dragi dr. Johnson", na primjer.
- Iskoristite ispravan pozdrav za ministra. Koristite ime i prezime ministra u obraćanju u obliku "Prečasna Jane Doe" ili "Pastor Jane Doe". U pozdravu je prihvatljivo skratiti izraz "velečasni", ali ne i izraz "pastor", pa biste koristili oblik "dragi velečasni Doe" ili "dragi pastor doe".
- Tačan pozdrav za advokata je „gospođa/gospođa/gospođa. [Ime i prezime], Esquire”ili„ Gospođa/gospođa/gospođa. [Ime i prezime], Esq.”
Korak 3. Potvrdite da li poznajete bračno stanje primaoca ili ne
Pravilan pozdrav žene uvelike ovisi o njenom bračnom statusu. Ako niste sigurni u bračni status primateljice, a ona nema formalno zvanje ili profesionalno ime, moguće je upotrijebiti "Poštovani [ime i prezime primatelja]. Na primjer, draga Jennifer Johnson.
Osim toga, moguće je koristiti i "Ms." za žene u čije bračno stanje niste sigurni
Korak 4. Koristite sljedeće naslove ako znate bračno stanje primaoca
Postoje tri osnovna načina obraćanja ženi.
- "Gđa." koristi se za udate žene.
- "Gospođa." koristi se za udate i neudate žene. Koristite ovaj službeni naslov kada je bračni status žene nepoznat ili irelevantan.
- "Nedostajati." Izbjegavajte korištenje ovog službenog naslova jer se njegova upotreba često smatra snishodljivom prema čitatelju, posebno kada se koristi za obraćanje starijoj ženi.
2. dio 2: 2. dio: Poliranje vašeg pozdrava
Korak 1. Uvjerite se da koristite odgovarajući nivo formalnosti
Upotreba naslova „gospodin“, „gospođa“, „gospođica“ili „gospođa“prije punog imena ili prezimena, relativno je formalna praksa i postoje određene okolnosti u kojima biste koristili taj nivo formalnosti, a kada to ne biste učinili."
- Ako već imate odnos s čitateljem ili okolnosti nalažu da pismo ne bude iznimno formalno, moguće je da se ne koriste službeni naslovi. Na primjer, ako kontaktirate poslovnog partnera ili nekoga s kim poznajete ili imate odnos, možete jednostavno upotrijebiti Dear [First Name] umjesto službenog naslova.
- Službeni naslov uvijek treba koristiti kada službeni pozdrav uključuje samo prezime namijenjenog čitatelja, tj. "Gospođa/gospođa/gosp. [Prezime]". Službeni naslov možda neće biti potreban kada koristite i ime i prezime.
- Budite oprezni i ne koristite službeni naslov. Izbjegavajte korištenje ženskog imena u pozdravu, osim ako je dobro poznajete. U suprotnom slučaju, trebalo bi upotrijebiti službeni pozdrav, nakon čega slijedi dvotačka kako bi se izbjegla lažna pretpostavka intimnosti. Na primjer, "Draga gospođo Brown:" ili draga gospođa Lucy Brown: ", treba koristiti umjesto" Draga Lucy.
Korak 2. Provjerite je li pravopisno napisano ime namjeravanog čitatelja
Ime se često može koristiti za određivanje spola predviđenog čitatelja, što će vam pomoći da odlučite kojim ćete se formalnim naslovom obratiti čitatelju. Čak i ako imate ime poslovne žene, ipak biste trebali biti sigurni da je ime ispravno napisano kako ne biste uvrijedili čitatelja u prvih nekoliko rečenica vašeg pisma.
- Recepcionarka ili zaposleni u ljudskim resursima namjeravanog čitatelja može provjeriti ispravno i ispravno pisanje imena i funkcionalnog naslova namijenjenog čitatelja.
- Prilikom pisanja poslovnog pisma nepoznatoj strani, trebali biste pokušati provjeriti ispravno pisanje imena namijenjenog čitatelja kako biste utvrdili spol, a time i potreban službeni naslov.
Korak 3. Provjerite pridržavate li se ispravnih interpunkcijskih znakova
Postoje određena pravila interpunkcije koja okružuju naslov (gospođa, gospođica, gospođa) i pozdrav (draga).
- Na američkom engleskom se naslovi obično pišu nakon čega slijedi točka. Na primjer "Draga gospođo Johnson". U britanskom engleskom se točke obično ne koriste. Na primjer, "Draga gospođo Johnson".
- U američkom engleskom tačka obično slijedi ime osobe. Na primjer, "Draga gospođo Johnson:". U britanskom engleskom jeziku ne koristi se dvotočka pa bi pisalo "Draga gospođo Johnson".