Kada radite u poslu, često ćete morati sastaviti e -poruku nekome koga ne poznajete. Iako je pomalo neugodno, to je dio profesionalnog života. Postoje određena pravila etikete kojih se morate pridržavati prilikom slanja profesionalne e -pošte strancu.
Koraci
1. dio 3: Početak e -pošte
Korak 1. Istražite
Postoje razne informacije koje morate znati prije nego što sastavite e -poruku strancu. Prije nego počnete pisati, kratko pogledajte web stranicu kompanije u kojoj primatelj radi.
- Ako ne znate adresu e -pošte primatelja, to možete saznati skeniranjem web stranice kompanije. Ako nije naveden nijedan e -mail, budite oprezni pri kontaktiranju osobe putem e -pošte. Možda ćete se umjesto toga odlučiti za fizičko pismo.
- Ako ste namjeravali postaviti bilo koje pitanje putem e -pošte, provjerite rješava li web stranica ta pitanja. Ne želite ostaviti dojam da ste lijeni i niste odvojili vrijeme da temeljito pročitate web stranicu.
- Obratite se pravoj osobi. Mnogi ljudi započinju e -poštu s nečim poput: "Nisam siguran da li ste prava osoba za pitati, ali …" To se smatra neprofesionalnim i ne poštuje vrijeme primatelja. Ako ne znate kome da se obratite, sačekajte e -poruku dok ne saznate te podatke.
Korak 2. Napišite opisnu liniju predmeta
Vaša tema bi trebala prenijeti vaše tačne razloge za slanje e -pošte. Često se e -poruke nepoznatih osoba zanemaruju ili zanemaruju. Čvrsta tema smanjuje mogućnost prelaska vaše e -pošte.
- Upotrijebite nekoliko riječi da kažete o čemu se radi. Koristite što je moguće više detalja da ih uvrstite u 4 ili 5 riječi. Na primjer, "Sastanak u 10 sati o novim računarima" bolji je od "Sastanak ovog jutra".
- Nejasne teme, poput "Zdravo" i "Zdravo", ponekad se nenamjerno čitaju kao neželjena pošta i preusmjeravaju u mapu neželjene pošte primaoca.
- Koristite profesionalnu e -poštu jer će se vaša e -pošta pojaviti uz naslov. Koristite e -poruku koja koristi vaše puno ime, a ne onu koja koristi osobu ili neodređenu frazu.
- Nikada nemojte koristiti velika slova u predmetu e -pošte, čak i ako je e -pošta hitna. Ovo dolazi kao vikanje, što se može protumačiti kao neprijateljstvo.
Korak 3. Odlučite kako ćete se obratiti primatelju
Ovo može biti nezgodno ako šaljete e -poštu strancu, jer možda ne znate njihovo željeno ime. Međutim, postoji nekoliko smjernica za bonton koje vam mogu pomoći da izbjegnete pogrešne korake.
- Ako ne znate ime osobe, izbjegavajte pretjerano formalne fraze poput "Koga to može zabrinuti" ili "Dragi gospodine/gospođice". Ne budite previše ležerni. "Zdravo" je previše neprofesionalno za poslovnu e -poštu. Možda bi bilo bolje da e -poštu započnete jednostavnim "Zdravo".
- Ako znate ime osobe, provjerite je li ispravno napisano. Provjerite pravopis nekoliko puta, jer je lako skliznuti ako osobi nikada prije niste poslali e -poruku.
- Koristite "Mr." i "gospođa" iza kojeg slijedi samo prezime osobe. Na primjer, ako šaljete e -poruku Jane Hart, započnite svoju e -poštu s "Draga gospođo Hart", a ne sa "Draga gospođo Jane Hart."
- Nikada ne pretpostavljajte o bračnom statusu žene. Ako znate njeno bračno stanje, ipak je najbolje izbjegavati skretanje pažnje na to u e -poruci jer je irelevantno za poslovni svijet. Držite se "Ms" i nikada nemojte koristiti "Miss" ili "Mrs." osim ako primatelj sam ne koristi ove pozdrave.
- Ako neko ima doktorat, prikladno je koristiti "Dr" prilikom obraćanja.
Korak 4. Identifikujte sebe i kompaniju koju zastupate
Upamtite, kada šaljete poslovnu e -poštu, predstavljate svoje mjesto zaposlenja. U prvoj rečenici identificirajte sebe i svoju kompaniju. Na primjer, mogao bi započeti e -mail: "Draga gospođo Hart, ja se zovem John Dawson i radim u marketingu u Wilson Technologies."
2. dio 3: Pisanje e -pošte
Korak 1. Neka bude kratak i tačan
Prelazeći na stvar i jasno identificirajući svoju svrhu, predstavljate profesionalnu sliku koju će čitatelj ozbiljno shvatiti. Ovo također povećava vjerovatnoću da će vaša e -pošta biti pročitana i na nju brzo odgovoreno, jer ljudi odgađaju rješavanje previše pisanih odgovora.
- Nakon identifikacije sebe i svoje kompanije, vaša sljedeća rečenica treba objasniti svrhu e -pošte. Najbolje je da svoj slučaj navedete u dvije rečenice.
- Budite pozitivni. Čak i ako pišete radi rješavanja pritužbe ili zabrinutosti, budite ljubazni i poštujte cijelu poruku e -pošte. Ne gnjavite šefove, druge kompanije ili zaposlenike jer se to loše odražava na vas.
- Dok ste u propratnim pismima, standardno je uključiti neke osnovne pozadinske podatke o sebi ako šaljete e -poštu u ime kompanije, a da te podatke izostavite. Jednostavno navedite svoje ime i položaj u kompaniji prije nego pređete na svrhu e -pošte.
Korak 2. Koristite jednostavnu, direktnu prozu
Poslovnu e -poštu treba čitati što je moguće lakše. To znači korištenje jasnog jezika koji je lako razumljiv.
- Odaberite aktivni glas nad pasivnim. Na primjer, nemojte reći: "Zapisnik vam je poslao moj šef, James Peterson." Umjesto toga recite: "Moj šef, James Peterson, poslao vam je dopis."
- Izbjegavajte žargonske i tehničke izraze, čak i ako se takvi izrazi često koriste u vašoj kompaniji. Odlučite se za jednostavne engleske i uobičajene fraze.
- Koristite kratke rečenice. Uklonite veznike kad je to moguće i razbijte dugačke rečenice. Na primjer, "Nismo vam se javili u vezi sa dopisom i htjeli smo se nadovezati kako bismo bili sigurni da razumijete informacije." Ovo bi bilo bolje reći: "Nismo vam se javili u vezi sa dopisom. Htjeli smo ga pratiti kako bismo bili sigurni da ste razumjeli informacije."
- Koristite odgovarajuću gramatiku, pravopis i interpunkciju. Provjerite pravopis i ispravite sve e -poruke prije nego pritisnete dugme za slanje.
Korak 3. Znajte šta treba da izbjegnete slanjem
Postoje određena pravila etikete u pogledu onoga što treba prenijeti putem e -pošte. Shvatite šta treba izbjegavati slanjem prije nego što kontaktirate nekoga.
- Prilozi su u redu ako šaljete e -poruke u vezi s podacima koji su posebno zatraženi, ali ne šaljite privitke strancima bez upita.
- Izbjegavajte pretjerano velike priloge i datoteke. U slučaju da je slanje takvih informacija potrebno, pošaljite e -poruku unaprijed dajući primatelju upozorenje.
- Nemojte koristiti predugačak potpis. U idealnom slučaju, vaš potpis treba sadržavati samo vaše ime, poštansku adresu, adresu e -pošte i telefonski broj. Ako želite, prikladno je uključiti i naziv vašeg posla.
- Nemojte uključivati grafiku ili pozadinu. Oni imaju tendenciju da začepe memoriju e -pošte i postanu neprofesionalni u poslovnom okruženju.
3. dio 3: Dovršavanje e -pošte
Korak 1. Dajte primatelju upute kako da odgovori
Pred kraj e -pošte dajte upute o tome kako primatelj može odgovoriti.
- Ljubazno navedite vremenski okvir u kojem želite da vam se javi. Na primjer, "Ako biste mi se mogli javiti do kraja dana sutra, bio bih vam jako zahvalan."
- Uključite sve kontakt podatke prema potrebi. Možete jednostavno reći: "Ovo je najbolja adresa e -pošte na koju mi se možete obratiti" ili zatražiti telefonski poziv i uključiti svoj broj.
- Budite konkretni u vezi s onim što želite od primatelja. Nemojte samo reći: "Nadam se da ću vas uskoro čuti." Umjesto toga, recite: "Nadam se da ću vas uskoro čuti kako bismo mogli razgovarati o logistici prelaska na novi računarski sistem."
Korak 2. Upotrijebite odgovarajuće slanje
Prije vašeg imena, bit će neki oblik oproštaja. Odaberite odgovarajuću tvrtku, pošaljite e -poštu.
- Nemojte jednostavno koristiti crticu, a zatim unesite svoje ime. Ovo postaje previše neformalno, kao i odjave poput "Vidimo se" i "Polako". Emotikone, poput nasmijanih lica, najbolje je izbjegavati.
- U poslovnoj e -pošti nešto poput "Najbolje" ili "Sve najbolje" je prikladno jer je prijateljsko bez žrtvovanja profesionalizma. "Iskreno" je još jedna dobra opcija, ali može izgledati zagušljivo.
- "Hvala" i "Hvala" su također prikladni, ali ih treba izbjegavati ako ne tražite od primatelja da izvrši određeni zadatak ili dužnost.
Korak 3. Nastavite
Poslovni svijet je zauzet. Ako se primatelj ne javi u odgovarajućem vremenskom okviru, prikladno je poslati dodatnu e-poštu.
- Ako neko ne odgovori, vjerovatno nije bilo namjerno. E -poruke se sigurnosno kopiraju i često, čak i ako slijedite odgovarajući protokol, stvari slučajno završe u filtru za neželjenu poštu.
- Dodatna e -poruka trebala bi biti direktan odgovor na e -poruku koju ste već poslali. Budite ljubazni, počnite s nečim poput: "Znam da ste vjerojatno jako zaposleni, ali samo sam htio biti siguran da ste dobili moj e -mail." Zatim ukratko ponovite temu izvorne poruke.
Pomoć za pisanje e -pošte
Adresiranje e -pošte nepoznatoj osobi
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
Odgovarajući poslovni pozdrav
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
Komentirana e -pošta profesoru kojeg ne poznajete
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.